법무관리 시스템이 필요해요

 

[질문]

안녕하세요. 제목 그대로 법무관리 시스템을

도입하려고 하는데요.

회사에서 계약 건수가 점점 늘어나면서계약 관련 자료 관리 방식에 대해 고민이 있어서 문의드립니다.

 

현재는 별도의 시스템을 도입하기보다는그룹웨어나 문서관리 기능을 잘 정리해서 계약서를 관리하는 방법을먼저 검토해보고 있는데요.

 

예를 들어 계약서 파일, 검토 의견, 법률 자문 내용,소송 관련 자료 등을 현재 사용 중인 그룹웨어를 잘 정리하고폴더 구조나 관리 규칙을 만들어 운영하는 방식도가능할지 내부적으로 고민하고 있는데요..

 

다만 실제로 관리해보신 타사 사례를 들어보면계약, 자문 등 업무 건수가 많아질 경우에는별도의 시스템을 구축하거나 법무관리 시스템 같은 전용 솔루션을 사용하는 경우도 많다고 해서, 이 부분도 같이 알아보고 있습니다.

 

혹시 기업에서

그룹웨어를 활용해서 계약 관련 자료를 관리해보신 경험이 있으신지

아니면 계약관리 시스템이나 법무관리 시스템을 도입해서 사용해보셨는지

실무에서 어떤 방식이 더 효율적이었는지경험이나 의견을 공유해주시면

정말 도움이 될 것 같습니다.

감사합니다.

 

[답변]

 

안녕하세요. IT전문 컨설턴트입니다.

경영업무를 지원하는 시스템은 다양하게 존재 합니다. 문제는 어떤 시스템이 업무에 적합하고, 이를 효율적으로 활용하는 방안이 현실적인지 하는 점입니다. 궁금하하시는 부분에 있어서 법무관리시스템이나 그룹웨어, 문서관리시스템을 활용해서 해결될수 있는 범위는 아닙니다.

 

물론, 각각의 시스템별로 장단점이 있으나, 이는 시스템의 문제가 아니라 반복되는 업무의 문제입니다.

 

시스템은 사람의 필요성에 의해서 사람이 하는 업무를 지원하기 위해서 만든것입니다. 시작점은 사람이 하는 업무가 발생할수 있는 반복적이고, 위험도가 높고, 비효율적인 업무를 개선하려고 하는점에서 분석해야 하지 않을까 합니다. 사용할 사람이 시스템으로 인해서 업무가 가중되거나, 비효율적인 운영이 예상되거나, 어려운 교육을 거쳐야 하는 상황이라면 아무리 좋은 시스템이라 하더라도 도입부터 이미 실패가 예정되게 됩니다.

 

오히려 직원들이 업무를 효율적으로 진행하는데 도움을 줘야 하는 시스템인 만큼 가능하다면 업무를 최적화하여 진행할 수 있는 시스템 도입이 우선입니다. 시스템 도입으로 인해서 직원들이 반복적으로 하는 사고를 줄이고, 단순한 업무를 최소화 하며, 보고서를 실시간으로 체크하여 경영상의 위험요인을 줄이는 등 다양한 활용을 할 수 있다면 그 투입된 가치는 분명이 있을 것입니다.

 

시스템 도입의 가장 큰 목적은 효율적인 운영을 통한 경쟁력 향상이라 판단이 됩니다. 가장 우선적인 것은 시스템을 사용하고자하는 환경과 반복적이고 위험한 작업을 효율적이고 안정적으로 처리하도록 만드는데 시스템을 어떻게 기여하게 할까 하는 요인이겠죠. 시스템 도입을 통한 효율성만 높이더라도 엄청난 업무효율을 가져올 수가 있습니다.

 

실제로 업무 프로세스 분석을 해보면 약간의 업무지원시스템의 도입만으로도 업무효율이 개선되는 사례가 더 많이 있습니다. 여기에서 말하는 업무지원시스템이란 업무 프로세스 분석을 토대로 담당자의 업무동선을 중심으로 시스템을 구축하는 신개념 구축전략입니다. 시스템에 맞춰서 운영하는게 아니라, 업무에 맞춰진 시스템이 가능하기 때문에 다양한 분야에서 ERP, CRM등 다양한 기성시스템을 대체하는 용도로 많이 사용되고 있습니다.

 

시스템을 구축하는 전략은 다양합니다. 업종이나 회사에서 운영되는 업무 프로세스, 기업의 문화, 운영인력의 경험, 지속적인 관리 및 업데이트, 시장상황에 대한 대응 등 다양한 요인을 포괄적으로 검토하여 기업에 맞는 시스템을 구성하고 선택하는 것이 좋습니다.

 

따라서, 일단 IT전문 컨설턴트의 컨설팅을 통하여 회사내에서 필요로한 시스템의 범위와 구축방법에 대한 설계를 진단해 보십시오. 기업 경쟁력 향상으로 위해서 시스템을 통한 효율적인 업무프로세스도입을 추천드립니다.

[IT 컨설턴트 생각]

일반적인 영업상황에서 계약을 전제로 업무를 진행한다고 가정해 보겠습니다. 모든 미팅이 계약으로 연결되면 좋겠지만 현실적으로는 어려울 가능성이 높습니다. 여러번의 미팅과 계약 조율을 통해서 계약이 진행되더라도 지속적인 계약보다는 일정 기간을 가지고 반복될 계약일 가능성이 높습니다. 이를 효율적으로 관리하는 방안은 업무를 기반으로한 시스템입니다. 계약 갱신 직전에 계약서를 찾는것이 아니라, 계약의 특이사항을 채크하여 담당자에게 알려주고, 계약갱신시에 변경해야 되는 조건에 대한 제언을 해줄수 있다면 계약 갱신 확율이 올라갈것은 당연합니다. 같은 기준에서 계약을 진행하려는 고객사의 계약조건과 유사한 계약을 체결한 고객사의 계약정보가 있고, 이를 계약 이전에 확인할수 있다면 더 좋은 조건의 계약 또한 당연합니다.