업무효율성 끌어올려!

[질문]
안녕하세요 건설업에 종사한지 5년차가 넘어가고있는데 매번 현장지출 금액, 잡자재비, 전도금, 주자재비 등 여러가지 금액이 왔다 갔다 하는데

이거를 큰 회사가 아니다보니 엑셀로 매번 양식도 새로만들고, 개편하고 자재 발주시마다 입력하고 하다보니 놓치는부분도 많고 단가가 틀린부분이 생기고 이럴때마다 어디에서 틀린건지 찾아야하고, 기성금 대비 차액, 순이익 등 여러가지로 확인하기가 어려워서 찾아보니 ERP를 사용하면 관리가 편하다고 알게되어 실무자분들, 전문가분들에게 질의합니다

1. 각 현장별로 전체적으로 사용할때만 효율이 좋을지, 그냥 개인 업무효율 증가성으로 내부 정리용으로 사용해도 효율이 나오는지 궁금합니다 (작성자 본인은 2개현장 잡자재,기성금 등 실투입비 관리합니다)

2. ERP 시스템을 사용했을때의 손꼽는 장점, 단점

3. 실무적으로 적용했을때 어느 부분까지 업무의 자동화, 효율성 증가가 체감되는지?

4. 회사에 소속된 직원이 개인업무용으로 ERP시스템을 사용할수있는지(사비 지불)

5. 회사를 이직하게 될 경우 개인이 이용한 시스템에 대해서 불이익이 존재하는지?

상기 5건에대해서 전문가분들, 실무자분들의 의견을 듣고싶습니다현재로써는 매주, 매월마다 반복적인 노가다 작업으로 관리하다보니 보다 편리한 방법을 찾고있습니다

ERP시스템을 사용하여 업무 처리하는 영상, 실무자분들을 못뵈어 지식인 분들께 도움을 청합니다.

[답변]
안녕하세요. IT전문 컨설턴트 입니다.  

현재 질문자님께서는 건설업에 종사하고계시며, 잡자재, 기성금 등의 관리를 엑셀로 수기관리 하고 계시는 상황으로 보입니다. 이러한 상황이라면 비즈니스가 확장되고 업무량이 증가될수록 수기관리로 인한 데이터 유실/누락의 위험성 또한 증가할 수밖에 없으며,  지금과 같이 엑셀로 수기 관리하고 이를 사람이 대조하여 관리하는 구조로는 정상적인 운영관리가 불가능 합니다. 

질문주신 내용에 대한 답변을 먼저 드리자면, 

1. 현장별관리와 개인 내부 정리용으로 각각 따로따로 나누어서 생각을 하기보다는 하나의 통합적인 시스템 구축을 통해 전반적으로 효율적인 운영을 하시는 것을 추천드립니다.
만일 통합시스템 구축을 하지 않는다면 여러 시스템의 비효율적인 운영으로 후회를 할 가능성이 높습니다.

그렇기 때문에 ERP도입을 고려하기 전에 회사에서 업무를 처리하는 프로세스를 분석하여 그에 맞는 시스템을 점검해 보셔야 할 것으로 생각 됩니다.

2. 우선 많은 분들이 ERP에 대해서 오해를 하고 계시는 듯 합니다.
ERP(Enterprise Resources Planning)는 전사적 자원관리 또는 기업자원관리. 한마디로 기업내 통합정보시스템을 구축하는 것을 말합니다. 이 용어를 처음으로 사용한 것은 미국 코네티컷주 정보기술 컨설팅회사인 가트너그룹으로 알려져 있습니다. 가트너 그룹은 ERP를 ＇제조업무시스템을 핵으로 재무회계와 판매, 그리고 물류시스템 등을 통합한 것으로 가상기업을 지향하는 시스템＇이라고 정의했습니다. 그대로 해석해 본다면 ERP는 인사·재무·생산·판매·경영·고객 등 기업의 전 부문에 걸쳐 독립적으로 운영되던 다양한 시스템을 하나로 통합, 기업내의 인적·물적 자원의 활용도를 극대화하고자 하는 경영혁신기법입니다. 만약 고객관리가 핵심인 회사의 ERP라면 CRM의 영역에 가까운 시스템구조가 될것이고, 물류 및 생산관리가 우선인 회사의 ERP라면 SCM의 영역에 가까운 시스템구조가 예상됩니다. 이를 기준으로 생각해 본다면, 쉽게 생각해서 ERP는 기업이 운영하는 시스템을 일원화하여 제작된 구조입니다

시스템을 운영하는 사람(회사)에 맞추어서 제작해야 한다고 생각이 됩니다. 대부분의 솔루션과 시스템은 기성품에 가깝게 사전에 많은 경험과 시행착오를 거쳐서 정형화되어있습니다. 기업의 특징과 업무프로세스에 따라서 필요로한 시스템은 달라집니다.

물류회사에서 필요로한 시스템과 고객을 상대하는 회사에서 필요로한 시스템은 같을수가 없습니다.
업종이 유사하다고 하더라도 운영하는 인력과 업무프로세스가 다르다면 시스템의 요소 또한 달라지게 됩니다.

몇십년동안 운영되던 회사가 시스템 도입으로 인해서 실무의 프로세스를 변경해야 하는 경우와,
시스템 도입을 통해서 문제점이 해결되는 경우를 비교해서 생각해 본다면 시스템 도입에서 가장 우선시 해야하는 항목에 대한 확신이 들 것입니다. 

3. 실무적으로 적용을 했을 때 어느부분까지 업무의 자동화, 효율성 증가가 체감되는지에 대한 질문을 주셨는데 본래 시스템은 반복적인업무를 줄여주고, 위험도가 높은 업무의 위험을 낮춰주고, 효율적인 업무진행을 도와주고, 판단에 도움이 되도록 기준을 제시하는 등의 사람이 진행하는 업무를 지원해야합니다. 

기존 정형화 되어있는 시스템 도입으로 실무적으로 필요하지 않았던 기능만 많아져 혼란이 생기거나, 오히려 시스템을 위한 업무가 가중되는 상황도 빈번히 발생하고 있습니다. 기업은 기업마다 업무프로세스가 다르며, 시스템의 요구영역이 다릅니다. 시스템에 맞춰 업무 프로세스를 수정하게 된다면 질문주신 업무의 자동화와 효율성 증가를 기대하기보다는 복잡한 시스템으로 인한 문제가 발생할 가능성이 높습니다.

4. 개인의 업무 효율성만을 위한 시스템을 사비를 들여 시스템을 구축하거나 이용하는 것은 원칙적으로 가능합니다. 그러나 건설 현장 관리 시스템의 특성상 회사의 공식적인 현장 투입비, 기성금, 자재 단가 등의 데이터가 필수적으로 입력되거나 연동되어야 합니다. 이러한 회사 내부의 정보 및 데이터는 정보 보안, 회사 정책, 법적 문제 등과 연결될 수 있으므로, 보다 상세한 검토가 필요할 것으로 생각됩니다.

5. 개인이 온전히 사비로 구매하거나 구축한 시스템에 대해서 회사에서는 큰 문제를 삼지 않을 듯 합니다. 문제는 그렇게 누적되는 데이터에 대해서 회사에서 어느정도의 보안을 관리한다면, 이 부분이 문제가 될 가능성은 있습니다.  


우선적으로 반복적인 작업들을 시스템을 통해 해결하며 꾸준히 효율적인 운영을 하고자 하시는 상황이기 때문에 현재 질문자님께서 제일 시급한 영역이 무엇인지, 업무 프로세스를 명확히 분석한 뒤 실무 환경에 최적화된 시스템 구축 방향을 수립하시는 것을 추천드립니다.


[IT 컨설턴트 생각]
업무관리시스템 및 ERP프로그램은 딱 정해져 있는것이 아니기 때문에 회사마다 추천해야하는 ERP 및 도입방법은 달라집니다. 실제로 컨설팅을 가보면 ERP가 아닌 약간의 업무지원용 시스템의 도입만으로도 업무효율이 개선되는 사례가 더 많이 있습니다. 

많은 기업들이 다양한 방법으로 시스템을 도입합니다. 하지만, 성공한 경우보다 실패한 경우가 더 많습니다,
여러가지 이유가 있겠지만,

- 필요로한 시스템이 무엇인가?
- 누가 운영을 할 것인가?
- 사업확장에 따른 대응이 가능한가?
- 도입한 범용시스템에 회사 업무프로세스 적용이 가능한가?
에 대한 질문과 답변을 생각해 보신다면 실패를 최소화할수 있을것입니다.

현재 회사에서 필요로한 시스템이 준비되지 않은 상황이시라면 전반적인 현상황에 대한 정확한 컨설팅을 받아보시고, 전략을 수립하실것을 추천드립니다. 전문적인 개발인력과 전문용어가 섞여 있는 대화를 나눌수 있을정도로 IT에 친숙한 직원이 있지 않는한.. 회사입장에서 개발업체와 대화를 나눠줄 컨설턴트가 필요할 것입니다.