중소기업 업무관리
[질문]
직원이 10명정도 되는 아주 작은 회사인데요
업무관리 시스템 도입을 고려중이어서요
도입할 때 초기비용 외에 유지비가 많이 드는지도 궁금합니다.
너무 비싸면 사용하기 좀 부담스러울 듯 해서요.
실 사용경험 있으신분이나
관련해서 잘 아는 분 있으시면 답변 부탁드립니다.
[답변]
안녕하세요. IT전문 컨설턴트 입니다.
현재 질문자님 회사의 정확한 업종과 시스템이 필요하신 용도에 대한 확인은 어렵지만, 전반적인 운영관리를 통한 효율성/편의성 증대가 필요하신 것으로 예상됩니다.
지금과 같은 상황이시라면 시중에 많은 솔루션이 있지만, 질문자님의 회사의 업무 프로세스에 맞춘 쉬운 도입과 필요로 하시는 기능을 모두 만족할 범용 시스템을 찾는 것은 힘들 것으로 생각됩니다.
많은 분들이 시스템을 도입/운영하고 있고 이 시스템을 통하여 회사업무에 대한 다양한 처리를 진행하고 있지만, 신생 회사가 아니라면 회사마다 고유한 업무 프로세스가 있습니다. 이 업무 프로세스는 몇몇 분야의 업종을 제외하고는 표준화가 불가능합니다. 이런 이유에서 시중에서 운영중인 상용 솔루션의 경우 아이러니하게도 시스템에 맞게 회사업무프로세스를 고쳐서 운영해야 하는 치명적인 문제점을 가지고 있습니다.
시스템은 사람의 필요성에 의해서 사람이 하는 업무를 지원하기 위해서 만든것입니다. 시작점은 사람이 하는 업무가 발생할수 있는 반복적이고, 위험도가 높고, 비효율적인 업무를 개선하려고 하는점에서 분석해야 하지 않을까 합니다. 사용할 사람이 시스템으로 인해서 업무가 가중되거나, 비효율적인 운영이 예상되거나, 어려운 교육을 거쳐야 하는 상황이라면 아무리 좋은 시스템이라 하더라도 도입부터 이미 실패가 예정되게 됩니다.
오히려 직원들이 업무를 효율적으로 진행하는데 도움을 줘야 하는 시스템인 만큼 가능하다면 업무를 최적화하여 진행할 수 있는 시스템 도입이 우선입니다. 시스템 도입으로 인해서 직원들이 반복적으로 하는 사고를 줄이고, 단순한 업무를 최소화 하며, 보고서를 실시간으로 체크하여 경영상의 위험요인을 줄이는 등 다양한 활용을 할 수 있다면 그 투입된 가치는 분명이 있을 것입니다.
시스템 도입의 가장 큰 목적은 효율적인 운영을 통한 경쟁력 향상이라 판단이 됩니다. 가장 우선적인 것은 시스템을 사용하고자하는 환경과 반복적이고 위험한 작업을 효율적이고 안정적으로 처리하도록 만드는데 시스템을 어떻게 기여하게 할까 하는 요인이겠죠. 시스템 도입을 통한 효율성만 높이더라도 엄청난 업무효율을 가져올 수가 있습니다.
실제로 업무 프로세스 분석을 해보면 약간의 업무지원시스템의 도입만으로도 업무효율이 개선되는 사례가 더 많이 있습니다. 여기에서 말하는 업무지원시스템이란 업무 프로세스 분석을 토대로 담당자의 업무동선을 중심으로 시스템을 구축하는 신개념 구축전략입니다. 시스템에 맞춰서 운영하는게 아니라, 업무에 맞춰진 시스템이 가능하기 때문에 다양한 분야에서 ERP, CRM등 다양한 기성시스템을 대체하는 용도로 많이 사용되고 있습니다.
시스템을 구축하는 전략은 다양합니다. 업종이나 회사에서 운영되는 업무 프로세스, 기업의 문화, 운영인력의 경험, 지속적인 관리 및 업데이트, 시장상황에 대한 대응 등 다양한 요인을 포괄적으로 검토하여 기업에 맞는 시스템을 구성하고 선택하는 것이 좋습니다.
따라서, 일단 IT전문 컨설턴트의 컨설팅을 통하여 회사내에서 필요로한 시스템의 범위와 구축방법에 대한 설계를 진단해 보십시오. 기업 경쟁력 향상으로 위해서 시스템을 통한 효율적인 업무프로세스도입을 추천드립니다.
[IT 컨설턴트 생각]
회사의 업무프로세스의 기준에 따라서 다양한 개발방법 및 구축범위설정이 가능합니다. 견적금액 또한 천차만별이 될 수밖에 없습니다. 회사에서 관리해야하는 고객/거래처의 성향, 서비스 처리 프로세스, 프로그램 이용자(관리자), 홈페이지 및 기타 시스템과의 연동, 시스템 접근성 및 내부인력의 시스템 친화도 등 다양한 요소에 따라 시스템의 구축 범위는 달라집니다.
수십년간 경쟁력 있는 업무프로세스로 운영되던 회사가 시스템 도입으로 인해서 새로운 업무구조를 자리 잡아야 하며, 그 범용성으로 인해 회사의 경쟁력이 약해지는 과정을 컨설팅 전반에서 많이 볼 수 있습니다. 이런 최악의 선택을 피하기 위해서라도 위의 점검요소를 중심으로 IT 전문 컨설턴트를 통하여 도입 컨설팅을 받아보실것을 추천드립니다. 전문적인 컨설턴트와 함께하시면 회사의 상황에 맞는 시스템도입에 대해서 객관적인 시선에서 훨씬 정확한 도입검토가 가능합니다.
