업종별 맞춤 재고·정산
[질문]
현재 식당이나 카페에 식자재를 납품하는 소규모 유통업을 하고 있습니다.
지금은 업체에서 전화나 카카오톡으로 발주를 진행하고, 재고나 납품 내역을 전부 엑셀로 관리하고 있는데요, 거래처가 많아지니까 전화나 카카오톡으로 온 내용을 다시 정리하고 있는게 한계가 느껴집니다. 제품의 특성상 발주를 변경하거나 재고가 없어서 유사한 제품으로 교환하는등 여러 상황들이 발생하는데 엑셀로 하다보니 누락되는 부분이 발생합니다. 거기에 입출고 수량이 맞지 않거나, 유통기한 지난 상품이 뒤늦게 발견되는 일이 자꾸 생깁니다. 유통기간이 지나거나 임박한 제품은 전략 폐기를 해야하는 상황이라 팔아도 남는게 없는 악순환이 반복됩니다. 그렇다고 거래처를 안늘리수도 없고, 늘리면 관리가 안되고 어렵네요,
일반 재고관리 프로그램을 써봤는데, 저희처럼 납품처마다 단가가 다르고, 제품마다 유통기한과 매입처가 다른 구조는 반영이 안 되더라고요. 예를 들어 같은 상품이라도 어떤 식당에는 단가가 다르고, 시세가 바뀌면 자동으로 계산돼야 하는데 그게 안 됩니다.
거래처에서 편하게 주문하는 방안이 있으면 좋은데, 몇몇 솔루션을 사용했지만, 거래처에서 기본 방식으로 진행하고 싶어하십니다. 그분들 입장에서는 전화나 카톡으로 보내는게 편하시겠지만 주문이 하나로 모여지지 않으니 그 작업만해도 하루업무가 다 소진되네요.
또 월말마다 거래처별로 납품 금액, 세금계산서, 수수료, 손실분을 따로 정리해야 하는데, 이런 계산식을 프로그램 안에 직접 넣을 수도 없다고 하더라고요.
결국 이런 식으로 우리 업종에 딱 맞는 구조로 하려면, 맞춤 제작 시스템을 따로 만들어야 하는 걸까요? 아니면 이런 기능을 지원하는 솔루션이 따로 있을까요?
[답변]
안녕하세요. IT전문 컨설턴트 입니다.
질문자님께서는 현재 소규모 식자재 유통업을 운영하시면서, 거래처가 늘어남에 따라 엑셀과 수기, 카카오톡/전화 주문 관리로는 한계가 명확하게 느껴지는 상황이신 것 같습니다.
제품 특성상 재고 변동, 발주 변경, 유통기한 관리, 전략 폐기 등이 수시로 발생하는데, 이런 반복적이고 복잡한 업무를 수작업으로 관리하다 보면 누락, 오류, 업무 과중이 발생할 수밖에 없습니다.
질문자님의 업무의 상황을 고려해 보았을때는 단순한 매입매출에 대한 관리 뿐만아니라 제품에대한 재고관리를 포함하여 효율적으로 사용할수 있는 시스템 도입이 필요할것으로 보입니다. 회사의 규모가 크지 않다면, 기존 시장에 나와있는 솔루션들을 도입하는 방안도 있지만, IT컨설턴트의 입장에서는 추천드리지 않는 방식입니다.
업체별로 판매하는 품목이 각자다르고, 상품의 구성 또한 다를것입니다. 물류 및 판매하는 패턴이 일치하지도 않고, 재고관리를 위해서 사용하는 편의기능이나, 엑셀등의 보조 구조, 운영인력의 IT친화도 등의 다양한 이유에서 컨설턴트의 도움은 필수적입니다.
가장 중요한 포인트는 기업의 상황과 현실, 문화, 인력 등에 맞는 시스템을 도입하는 부분입니다. 대기업이 개발한 이후 다운사이징을 통해서 시장에 나온 솔루션이 있다고 가정해 보겠습니다. 작은 기업에서 해당 시스템을 통해서 제대로된 관리가 가능할까요?. 비슷한 방법으로 경쟁업체들이 솔루션을 활용한다면 귀사의 경쟁력은 강화될수 있을까요? 납품이 포트폴리오가 되어 경쟁사도 납품할수 있는 솔루션을 도입한다면 어떨까요? 이런 점에서 기업에 맞는 시스템이 절실히 필요합니다.
이를 위해서 제대로된 분석과 개발은 필수입니다.
구축된 시스템을 통해
* 반복적인 작업을 최소화 하고
* 위험도(리스크)가 큰 업무를 보조해주며
* 이력관리(히스토리관리)를 통하여
* 통계 및 집계를 기반으로한 데이터 산출이 되는
시스템으로 경쟁력을 강화시키는 전략이 필요합니다.
기성품들은 많은 인원들이 사용하기에 적합화 되어있거나, 사용법이 어려운 경향이 높아서 현재 상황에서 도움이 되지 않을 가능성이 높습니다. 어려 제품을 찾아보시고, 혹시 현재 상황에서 위의 4~5가지 요인이 필요하며, 업무를 토대로 시스템을 구축하여 시스템의 원 목적에 맞는 구축이 필요하시다면 IT컨설팅을 추천드립니다.
책상에서 RFP나 기술명세서만 가지고 뚝딱뚝딱 만들어서 고객사에 납품하는 형태의 개발회사라면, 성공적인 시스템 도입을 기대할수 없을것입니다. 현장에서 프로세스를 분석하고, 업무의 개선방안에 대한 고민은 물론, 시장의 확장에 따른 전략적 대응까지 가능한 개발회사라면, 충분히 파트너가 되지 않을까요?.
많은 회사들이 ERP 및 재고관리, 생산관리 ,SCM 등의 시스템을 도입하지만, 실제로 성공적으로 시스템을 활용하는 회사는 드물수 밖에 없습니다. 어느정도 틀에 박혀있는 시스템으로는 각각의 회사마다 다른 프로세스를 감당하기가 어렵습니다. 그렇다고 회사의 업무프로세스를 시스템에 맞추어서 변형하는데도 무리수가 따릅니다.
특히 회사에 IT관련 전문 인력이 없는 상황이라면 시스템 개발회사의 전문 개발자와 대화를 통해서 회사에 맞는 시스템을 도입한다는 것은 불가능에 가깝습니다. 담당 개발자가 생산 및 업무프로세스에 대한 직간접적인 경험이 있거나, 정확한 요구사항에 대한 문서화가 되어있지 않은 상황이라면 개발자가 생각한 대로의 결과물만이 나올수 밖에 없는 현실입니다. 이런 이유에서 현재 필요한 부분에 있어서 전문 IT컨설턴트의 컨설팅과 맞춤제작을 통한 효율적인 시스템 도입이 필요할 것으로 생각이 됩니다. IT컨설팅을 통하여 회사업무프로세스를 분석하고, 해당 업무상에서 필요한 시스템에 대한 범위와 종류 및 개발방법에 대해서 조언이 가능합니다. 또한, 회사에서 필요로한 시스템의 요구사항에 대한 분석을 통하여 정확한 맞춤개발이 가능하도록 지원을 해드릴수가 있습니다.
이를 통해서 진행하는 개발이야말로 맞춤개발이 아닐까 합니다.
[IT 컨설턴트 생각]
시스템 도입의 가장 큰 목적은 효율적인 운영을 통한 경쟁력 향상이라 판단이 됩니다.
가장 우선적인 것은 시스템을 사용하고자하는 환경과 반복적이고 위험한 작업을 효율적이고 안정적으로 처리하도록 만드는데 시스템을 어떻게 기여하게 할까 하는 요인이겠죠.
시스템 도입을 통한 효율성만 높이더라도 엄청난 업무효율을 가져올 수가 있습니다.
일단, 전문적인 IT컨설턴트를 통해서 기업의 시스템현황을 진단해 보시고, 단계별 도입전략 및 예산계획을 수립하시는것이 나을듯 합니다. 기업에서 ERP나 SCM도입시 마다 실패를 많이 하는 이유는, 기업내에 전문가가 없고, 기업의 환경을 포용할 수 있는 시스템을 개발하기가 힘들기 때문입니다. 발주사 입장에서의 컨설팅은 합리적인 가격산정, 기업경쟁력강화, 추후 비즈니스모델과의 연계, 안정적인 개발환경구축, 기업 비즈니스 프로세스의 반영 등의 요인에서 긍정적인 요인으로 작용할 수가 있습니다. 그래서 컨설팅을 추천드립니다.
현재까지의 요구사항 이외에도 운영중에 여러 상황상 필요로한 시스템의 기능은 늘어날 것으로 생각이 됩니다. 이때마다 지금처럼 새로운 제작을 하거나 기능을 지원하는 솔루션을 찾는다는 것은 비효율적인 전략이 될 것입니다. 회사에 맞는 시스템 그리고, 사업의 전개에 따라서 확장성을 확보할 수 있는 시스템이야 말로 기업 경쟁력 강화의 기본입니다.
