ERP 도입 초기점검

[질문]
안녕하세요. 해외 구매대행 및 다품목 온라인 판매를 운영 중인 개인사업자입니다.
그동안 주문·발주·재고 관리를 엑셀로 해왔는데 한계가 있어 ERP 도입을 검토하고 있습니다.

이카운트(Ecount ERP)를 통해 발주·재고·거래처 관리 등 업무를 자동화하고 효율화하려고 하는데,
저희 업종(구매대행·다품목 판매)에도 잘 맞을지 경험담이 궁금합니다.
? 실제 사용해보신 분들의 장·단점 후기가 듣고 싶습니다.
? 초기 세팅이나 업무 프로세스 설계를 전문적으로 도와주는 컨설턴트/업체 추천 부탁드립니다.
? 원격(비대면) 지원 가능 여부도 함께 알려주시면 도움이 되겠습니다.
? 필요하다면 유료 컨설팅도 고려하고 있습니다.

빠른 도입을 목표로 하고 있으니, 경험자분들의 조언과 업체 추천 부탁드립니다.
감사합니다.


[답변]
안녕하세요. IT전문 컨설턴트 입니다.  
현재 질문주신 내용 상으로는 발주/재고/거래처 등의 관리를 엑셀과 같은 수기로 관리하고 계시며, 시스템화가 안되어 있기 때문에 시간도 많이 소요 되고 중복이나 놓치는 업무가 있으신 상황인 듯합니다.
비즈니스가 확장 될수록 수기관리로 인한 위험성 또한 증가할 수 밖에 없으며, 이와 같은 구조로는 정상적인 운영관리가 불가능합니다.

수발주관리, 거래처관리, 매출관리, 제품관리, 재고관리를 알아보시면서 ‘ERP’, ‘매출관리ERP’ 등 ERP에 대해서 들어보셨을겁니다. ERP는 자주 사용되는 용어이지만 오해를 하고 계신 분들이 많으신듯 합니다.

ERP(Enterprise Resources Planning)는 전사적 자원관리 또는 기업자원관리. 한마디로 기업 내 통합정보시스템을 구축하는 것을 말합니다.　이 용어를 처음으로 사용한 것은 미국 코네티컷주 정보기술 컨설팅회사인 가트너그룹으로 알려져 있습니다. 가트너 그룹은 ERP를 ＇제조업무시스템을 핵으로 재무회계와 판매, 그리고 물류시스템 등을 통합한 것으로 가상기업을 지향하는 시스템＇이라고 정의했습니다.

그대로 해석해 본다면 ERP는 인사·재무·생산·판매·경영·고객 등 기업의 전 부문에 걸쳐 독립적으로 운영되던 다양한 시스템을　하나로 통합, 기업 내의 인적·물적 자원의 활용도를 극대화하고자 하는 경영혁신기법입니다. 만약 고객관리가 핵심인 회사의 ERP라면　CRM의 영역에 가까운 시스템구조가 될것이고, 물류 및 생산관리가 우선인 회사의 ERP라면 SCM의 영역에 가까운 시스템구조가 예상됩니다.

이를 기준으로 생각해 본다면, 쉽게 생각해서 ERP는 기업이 운영하는 시스템을 일원화하여 제작된 구조입니다.

시스템은 운영하는 사람(회사)에 맞추어서 제작해야 한다고 생각이 됩니다.
대부분의 솔루션과 시스템은 기성품에 가깝게 사전에 많은 경험과 시행착오를 거쳐서 정형화되어있습니다.
기업의 특징과 업무프로세스에 따라서 필요한 시스템은 달라지며, 업종이 유사하다고 하더라도 운영하는 인력과 업무프로세스가 다르다면
시스템의 요소 또한 달라지기 때문에 회사의 업무프로세스에 맞는 시스템을 도입하시는 것이 매우 중요합니다.

제작과정에서 필요하시다면 로그인후 관리자권한별로 보이는 정보와 화면을 다르게 설계할 수도 있습니다.

또한 당장은 필요가 없으시더라도 추후 필요시 재고나 거래명세서의 데이터가 회계에 반영될 수 있도록 시스템을 확장하실 수 있는지　확인하셔야 합니다. 시스템은 엑셀이나 수기작업등 반복작업을 최소화하며, 사람의 실수와 위험 요인을 감소시키기 위해서 업무프로세스에 맞게 구축해야합니다.

하지만 현재 질문자님의 회사에서 필요하신 기능이 질문자님의 회사 업무프로세스에 맞게 구축된 ERP는 높은 확률로 찾아보기 어려우실 겁니다.

대부분의 기성ERP를 도입하신다면 그 도입하신 ERP에 맞게 업무프로세스를 변경하셔야하는 상황이 발생합니다.

몇 십년동안 운영되던 회사가 시스템 도입으로 인해서 실무의 프로세스를 변경해야 하는 경우와,

시스템 도입을 통해서 문제점이 해결되는 경우를 비교해서 생각해 본다면 시스템 도입에서 무엇을 우선시 해야하는지 판단이 되실겁니다.

시스템은 반복적인업무를 줄여주고, 위험도가 높은 업무의 위험을 낮춰주고, 효율적인 업무진행을 도와주며, 판단에 도움이 되도록 기준을 제시하는 등의 사람이 진행하는 업무를 지원합니다. 이런 이유에서최근 업무지원시스템의 항목에서 새로운 형태의 맞춤 시스템에 대한 시장수요가 폭발적으로 늘어나고 있습니다.

어떤 회사에서 ERP 도입이 시작되었을까요? 중소기업보다는 대기업에서 시작했을 가능성이 높습니다.
여러 가지 시스템적인 요인들이 많고, 전산화에 대해서 90년대부터 꾸준히 추진해온 경험과 시행착오를 토대로 그들만의 시스템을 구축했습니다. 그 노하우를 토대로 인접 산업군에 맞춰진 시스템을 구축하게 됩니다.

문제는 어떤 방식으로 기성 ERP가 나왔느냐 하는점입니다.
대기업이 사용하던 시스템을 중소기업이 사용한다는 것은 쉽지 않을 것입니다. 당연히 그들보다 기능이 더 축소되고, 더 효율적인 무언가의 방법이 있을 것입니다.

하지만, 기성으로 만들어진 제품을 단지 포트폴리오가 대기업이고, 많은 해당 분야 업체들이 사용하고 있다는 것만으로 시스템을 도입하는 것은 문제가 있습니다.

기업은 기업마다 업무프로세스가 다르며, 시스템의 요구영역이 다릅니다.
이를 일원화하여 범용적인 시스템을 운영한다는 것은 어불성설입니다. 한국보다 기업시스템이 발달한 여러 해외기업에서도 범용ERP가 아닌 기업에 맞춰진 여러가지 전략을 동원하고 있는 상황입니다.

저렴한 기성복과 본인에게 맞는 옷이 있을때, 어떤것이 더 좋은 선택이냐 하는것은 사람마다 생각이 다를수가 있습니다. 몸에 옷을 맞춰야 한다 생각하는 분은 당연히 맞춤형 옷을 선택할것이고, 옷에 몸을 맞출수 있다고 생각하는 분은 기성복을 선택할듯 합니다. 시스템 도입또한 마찬가지 입니다. 선택을 위해서 가장 중요한 것인 현재 필요로 하는 것이 무엇이고, 회사 내부의 예산을 얼마나 합리적인 견적을 통해서 집행할수 있느냐 하는 부분입니다.

정확한 회사 업무프로세스를 분석한 후에 시스템 구축에 대한 범위 산정 및 구축진행을 검토해 보십시오. 전문적인 컨설턴트를 통한 체계적인 구축전략 수립 또한 추천드립니다


[IT 컨설턴트 생각]
업무관리시스템 및 ERP프로그램은 딱 정해져 있는것이 아니기 때문에 회사마다 추천해야하는 ERP 및 도입방법은 달라집니다. 실제로 컨설팅을 가보면 ERP가 아닌 약간의 업무지원용 시스템의 도입만으로도 업무효율이 개선되는 사례가 더 많이 있습니다. 일단 IT전문 컨설턴트의 컨설팅을 통하여 회사내에서 필요로한 시스템의 범위와 구축방법에 대한 설계를 진단해 보십시오. 기업 경쟁력 향상으로 위해서 시스템을 통한 효율적인 업무프로세스도입을 추천드립니다.