네일샵맞춤 예약관리

[질문]
안녕하세요 네일샵 원장입니다.

저희 샵이 좀 자리를 잡아서 요즘 예약이 많습니다 그런데 아직까지는 제가 카톡, 문자, 전화로 예약을 받고있어요
가장 골치 아픈 게 저희는 직원마다 담당하는 손님이 다르고 아트 종류에 따라 시술 시간도 다르다보니
직접 하나하나 확인하고 조율하는게 시간소요도 많이 되고 중복이나 누락이 될 때도 있습니다.
또 직원들 실적에 따라서 수당을 주고 있는데 이거에 대한 관리도 너무 힘드네요..

곧 연남쪽에 지점도 오픈할 계획인데, 지금 같은 방식으로는 두 매장을 동시에 관리하는 건 불가능할 것 같고요
회원권으로 결제하는 단골 손님이 많은데, 예약할 때마다 제가 직접 잔여 횟수를 확인하고 기록하는 것도 너무 번거롭네요.
혹시 이런 시스템을 써보신 분들 계시면 조언 좀 부탁드립니다.

직원별 시술 스케줄이랑 휴무를 실시간으로 관리하고 예약 가능한 시간 확인이 편한 프로그램이 있을까요?
2개샵을 함께 관리하면서 회원권을 예약과 동시에 자동 차감하는 기능도 가능한지 궁금합니다.

[답변]
안녕하세요. IT전문 컨설턴트 입니다.

질문자님께서는 현재 네일샵을 운영하시면서 수기로 예약 및 고객관리를 진행하고 계신 상황으로 보입니다. 비즈니스가 확장되시면서 새롭게 지점을 오픈하실 예정이신데, 지금과 같이 운영관리를 하신다면 시간 소요는 물론이고 말씀하신대로 직원별 수당관리나, 회원권 관리에 불편함을 느끼실 것으로 생각됩니다.

달력이나 월기준 화이트 보드에 예약된 이후 표기를 하는 방식으로 예약관리를 진행하신다면 예약별 특이사항을 발생할 시에 관리가 복잡해집니다. 중복예약이 되거나 예약이 누락되는 등의 현상처럼 사람이 하는 업무는 실수가 만들어 질수 밖에 없습니다. 문제가 많이 발생하지 않는다면 이런 원시적인 방법으로 운영할 수 있지만 추천 드리지는 않는 방식입니다. 

예약기능이 탑재된 시스템은 규모와 목적에 따라서 다양한 구축이 가능합니다.

관리자에 미리 예약 일정을 등록하고, 조회 및 관리할 수 있으며, 사용자가 접속했을 때 실시간 예약이 가능해야 합니다.(필요하다면 결제까지) 추가적으로 필요에 따라 요일과 시간대별로 또는 예약인원별로 예약 금액이 다르게 설정되어야한다든지, 예약시간 제한, 예약 승인 여부 등을 관리자를 통해 이를 조정할 수 있어야합니다. 예약취소, 일정변경을 원할 시에 가능한 스케쥴을 사용자가 쉽게 파악할 수 있어야하고 변동된 사항은 시스템에 실시간으로 반영이 되어야합니다.

사용자 페이지를 중심으로 생각해 보았을 때,
-예약 지점 또는 서비스
-월별/주별/일별/ 달력 형태의 스케쥴 리스트
-예약이 불가능한 일자, 시간 표기
-예약된 내역 표시 개인정보는 일부표시예약상태
-관리자의 공지전달
-관리자 승인 시 예약 접수 완료
-여러 개의 예약 서비스 추가 가능
-날짜별로 예약 가능한 일정 항목 표시 예약 잔여 수, 예약비율
-예약 옵션 선택 (아트/연장/회원권 등)
-날짜별로 메모가 필요하다면 관리자 메모가능 추가
-관리자가 별도 예약등록가능
등의 기능을 포함하고,

예약시에는
-예약자명 연락처,
-예약인원 최대 예약인원 조절 가능 (동시시술인)
-예약확인용 비밀번호 설정
등을 처리하는 형태로 개발한다면 효율적인 예약관리가 가능하실 듯합니다.

시스템을 잘못 도입하여 예약관리를 진행하신다면 예약별 특이사항을 발생할 시에 관리가 복잡해집니다. 따라서 현재 질문자님의 업무프로세스에 맞는 예약시스템 도입이 필요합니다. 그렇게하지 않는다면 관리자와 사용자 모두 실시간 예약현황을 파악하기 어렵고 예약에 불편함을 느껴 고객관리 측면에서 리스크가 될 수 있습니다.

또한 회원 통합관리와 직원분들의 근태관리까지 생각하신다면 모든 것을 통합적으로 관리하기에는 기존의 범용 솔루션으로는 감당할 수 없습니다. 따라서 내부에서 사용할 시스템의 활용범위와 업무프로세스를 분석하여 업무지원시스템을 도입하실 것을 추천드립니다.

예약관리 시스템 도입을 알아보실 때에 솔루션이라는 단어를 접해보셨을 겁니다.
솔루션이란 정형화된 구조와 범용적인 설계를 기반으로 시장에서 보편적으로 필요한 기능을 모아 만들어진 개발물을 말합니다. 이 경우 시장 규모와 잠재시장 등을 예측하여 사전에 솔루션을 제작하고, 이를 분양 및 배포 방식으로 판매하는 전략을 사용합니다. 예를 들어 카페24 등은 홈페이지를 만들고자 사람들이 범용적으로 사용할 수 있도록 만든 솔루션의 하나입니다.

예를 들어 제작사에서 쇼핑몰을 주문받아 제작을 한 후에 지속적으로 타 고객사에서 쇼핑몰에 대한 제작이 진행될 때, 솔루션화를 시키게 됩니다. 옷을 만든다고 생각해 보았을 때, 비슷한 형태의 옷을 반복적으로 만든다면 공장에서 설비를 투자하여 자동화를 시키게 될 것입니다. 이렇게 만들어진 옷이 기성복이죠. 기성복의 장점은 빠르게 제작할 수 있으며, 가격이 낮다는 점일 것입니다. 하지만, 개성이 반영되기는 어렵겠죠.

예약관리 통합 시스템을 만드는 방법 중 시간이 가장 많이 걸리지만, 다양한 비즈니스에 대한 대응이 가능한 방식이 맞춤제작방법입니다. 일반적으로 기획/개발/디자인의 요소에서 각기 다른 전문분야에 대한 인력이 투입되어 제작하게 됩니다.

전문화된 분야를 기준으로 나눈다면 수백개 이상의 직업군으로 나눠질 정도로 세분화되어있습니다.

장단점을 정리해 본다면.
* 맞춤제작
- 단점 : 구축비용 시간이 많이 든다
- 장점: 다양한 비즈니스 적용이 가능하다. 경쟁모델이 쉽게 만들어지지 않는다. 나의 비즈니스, 업무프로세스에 맞는 설계가 가능하다.

* 솔루션 활용구축
- 장점: 구축비용과 시간이 절약된다. 기술력을 많이 필요로 하지 않는다.
- 단점 : 특정 틀에서 벗어날 수 없다. 유연한 비즈니스 대응이 불가능하다. 경쟁모델이 쉽게 만들어진다.

실제로 솔루션을 사용해서 성공하는 모델은 수천개 사이트중에서 극히 일부분에 불과하지만, 맞춤제작을 기반으로 한 사이트의 생존 및 성공확률은 상당히 높습니다. 변화하는 인터넷환경과 비즈니스 상황에 맞게 유연하게 대응할 수 있기 때문입니다.

또한, 단순히 예약관리만 하기보다 회원권관리, 수당관리 등 운영 상에 필요한 타 시스템과의 연계가 가능하다면 맞춤제작을 통해 제작하시는 것이 더욱 활용도가 높을 것이고 효율적으로 운영하실 수 있을 것으로 생각됩니다.



[IT 컨설턴트 생각]

예약관리 통합 시스템은 구축방법이 다양합니다. 어떤 방법이 맞고 틀리냐 하는 문제 보다는 어떤 방법이 구축하려는 목적과 흐름에 맞도록 최적화 되어있느냐 하는 점이 중요합니다. 특히 온라인을 기반으로 진행되는 예약의 요구사항이 늘어나는 것에 대한 대비도 필요합니다. 구축이 완료된 시스템이라 하더라도 얼마든지 확장하거나 개선할 수 있어야만 합니다. 시중에서 사용되는 대부분의 개발방법론이 저렴한 가격을 위한 방법으로 포인트가 맞춰져 있습니다. 업무상의 위험요인을 최소화하고, 효율성을 극대화시킬 수 있는 점에서 주문제작형 예약 시스템 도입이 필요합니다. 효율적인 도입 및 운영을 위해서 전문적인 컨설턴트를 통한 컨설팅을 추천드립니다