재고관리 어떻게 하세요?

[질문]
이번에 재고까지 관리하려고 하는데 프로그램 쓸수 밖에 없을까요?
엑셀이나 효과적으로 관리하시는 분 추천 부탁드려요


[답변]
안녕하세요.  IT전문 컨설턴트입니다. 

현재 질문자님께서는 재고관리를 효율적으로 하기 위한 방법을 찾고계신 것으로 보입니다. 
말씀주신대로 엑셀 또는 수기로 재고관리를 진행하신다면, 실수나 누락사항이 발생하며 이는 회사의 큰 리스크로 이어지게 됩니다. 

엑셀과 같은 스프레트시트형 프로그램은 여러사람이 동시에 작업을 진행하기 힘들며, 변경된 기록에 대한 보정이 불가능합니다. 또한 데이터 손실의 위험도가 높습니다. 사람은 누구나 실수를 하게 되는데, 이때 시스템의 도움이 있다면 해결 될 수 있는 방법은 많습니다.

회사의 규모가 크지 않다면, 기존 시장에 나와있는 솔루션들을 도입하는 방안도 있지만, IT컨설턴트의 입장에서는 추천드리지 않는 방식입니다.  

재고관리 시스템의 경우 회사마다 관리하는 방법과 업무프로세스에 따라 구축해야하는 범위와 내용이 달라집니다. 업체별로 판매하는 품목이 각자 다르고, 상품의 구성 또한 다를 것입니다. 물류 및 판매하는 패턴이 일치하지도 않고, 재고관리를 위해서 사용하는 편의기능이나, 엑셀등의 보조 구조, 운영인력의  IT친화도 등의 다양한 이유에서 컨설턴트의 도움은 필수적입니다. 

시골에 있는 작은 도서관이 있다고 가정해 보았을 때, 이 도서관에서는 도서(재고)를 어떤식으로 관리하는 것이 정답일까요? 정답은 없을 것입니다. 책이 몇 권 없다면 종이에다 몇줄 선을 그은 다음에 리스트를 구성하는 것도 좋은 방법이 될수 있습니다. 여기에 도서를 대출하거나 반납하는 사람을 알아야만 도서분실에 대한 위험이 줄어든다 판단을 하게 되면, 도서별로 대출과 반납을 관리하는 카드를 사용할 것입니다. 마을 주민들의 참여가 활발하게되고, 도서의 양이 증가하게 되면, 더 좋은 방법의 기능이 필요하게 됩니다.

간단하게 라도 엑셀과 같은 스프레트시트 형식으로 도서의 리스트관리 및 대출/반납에 대한 처리를 하는것이 좋겠죠.. 만약 도서 대출과 반납을 하는 사람들이 많아지게 되어서 여러명의 사서가 관리를 하는 구조가 된다면 엑셀로는 어렵게 되며, 그 때는 엑세스 등의 DB를 활용하에 구축하게 됩니다.

이렇게 조금씩 보완하다가 책의 숫자가 많아지면 많아질수록 전문적인 DBMS를 활용하여 속도를 개선하거나 사용자의 편의기능을 보완한다는 등의 작업이 진행될 것입니다.

이렇게 기능을 확장하다보면 국립중앙도서관에서 활용할 정도의 규모 시스템이 구성되게 됩니다.

업무에 이용하는 시스템은 시중에 많은 제품이 공개되어있지만, 나한테 맞는 재고관리시스템을 선택하는 것은 쉬운일이 아닙니다. 특히 시스템을 사용해보지 않은 상황에서 몇몇 추천제품을 도입하는 것은 현실적으로 많은 위험요인을 내포하고 있습니다. 

특히 회사에 IT관련 전문 인력이 없는 상황이라면 시스템 개발회사의 전문 개발자와 대화를 통해서 회사에 맞는 시스템을 도입한다는 것은 불가능에 가깝습니다. 담당 개발자가 생산 및 업무프로세스에 대한 직간접적인 경험이 있거나, 정확한 요구사항에 대한 문서화가 되어있지 않은 상황이라면 개발자가 생각한 대로의 결과물만이 나올수 밖에 없는 현실입니다. 

시스템은 초기 설계가 잘못되거나 부족하다면 큰 비즈니스를 진행할 수 없습니다. 

또한, 고객이 모이기 시작하는 시점에서 시스템을 통한 대응이 느리다는 판단이 선다면 고객의 반응은 냉담해질 것이며, 그 시점이면 이미 경쟁자들이 우후죽순 준비하고 있을 것입니다. 치열한 온라인 기반의 경쟁에서 많은 요인들이 있지만, 안정적인 시스템과 빠른 시장대응은 핵심 중 핵심입니다. 

이런 이유에서 문의주신 재고관리 시스템을 도입하기 위해서는 IT컨설팅을 통하여 회사업무프로세스를 분석하고, 해당 업무상에서 필요한 시스템에 대한 범위와 종류 및 개발방법에 대해서 도움을 받아보시는 것을 추천드립니다.


[IT 컨설턴트 생각]

사람은 누구나 실수를 합니다. 반복적인 작업을 하기도 하고, 위험한 일을 모르고 넘어가는 일도 많습니다.
이때 시스템의 도움이 있다면, 해결될 수 있는 방법은 많습니다.

1명의 인건비가 월200만원이라고 가정해 보았을때, 그 인력의 생산성이 시스템의 도움으로 인해서 급증하거나 위험요소가 줄어들거나 더 효율적인 작업이 전개될수 있다면, 그 가치는 충분히 회수될 수 있습니다.

어설프게 저렴한 시스템을 도입했는데. 재고관리 시스템을 공부헤야하고, 활용하는데 어려우며, 시간또한 많이 소요된다면, 차라리 비용을 어느정도 들이더라도 쉽고 편리하게 운영할 수 있는 시스템이 충분히 가치있습니다. 가치는 충분할 것입니다. 시간이 지나면 지날수록 시스템의 가치는 더하겠지만, 이를 인력으로 때우기 위해서는 더 많은 위험요인이 예상됩니다. 인건비 이외에도 인력이 사용하는 재경비 등을 고려해 보았을때, 수천만원이 들더라도 1명의 인력이 절감되거나 시스템으로 인한 관리효율 증가효과가 배가된다면 시스템의 구축이 훨씬 긍정적입니다. IT전문 컨설턴트의 도움을 통해서 효율적인 시스템을 구축해보십시오.