학원 운영관리

[질문]

학원을 3개 운영하고 있습니다.

유명한 시스템을 랜트 형식으로 사용중인데,

학원법인이 나눠져 있어서 시스템을 따로 운영할수 밖에 없습니다.

작년까지는 3개가 독립적으로 운영해도 문제가 없었습니다. 하지만, 올 3월 부터는 각 학원의 전문성을 극대화하고, 차별화를 구성하기 위해서 운영전략을 수정해서 운영하려 합니다.

문제는 여기서 부터 발생하는데요.

작년까지는 A라는 학원에 등록한 학생은 A학원에서만 수강을하고, 강사또한 A학원 소속으로만 급여가 지급이 되었습니다. 올해는 A라는 학원이 아니라 3개 학원 어디에 등록을 해도, 본인이 듣고 싶은 수업을 원하는 학원에서 듣게 하려고 합니다. 또한 강사들의 소속또한 한곳이 아니라 수강인원의 구성에 따라서 B, C의 학원에서도 출강을 하는 구성으로 바꾸려 합니다.

학생이 A학원에서 학원비를 결재를 했더라도, 수업을 B, C에서 듣게되면, 해당 수업료만큼의 매출을 A가아닌 B,C 로 옮겨야 하는일도 발생하게 됩니다.

무엇보다 학생과 강사를 통합해서 운영해야할듯 한데 법인이 달라서 시스템을 운영못하는 상황입니다.

이게 이론상으로는 단순한데, 실제로 진행해 보려니 쉬운일이 아니네요. 특히 시스템 업체에서는 않된다고만 하니 답답합니다. 해결이 가능할까요?.

[답변]

안녕하세요. IT전문 컨설턴트입니다.

질문자님께서는 서로 다른 법인으로 운영되는 3개 학원의 학생·강사 통합 운영 및 매출 정산 구조에 대해 고민하고 계신 듯합니다.

특정한 이슈에 대해서 솔루션 회사들이 대응을 하기는 어렵습니다. 그들의 입장에서는 어느정도 고정화된 비즈니스 이슈를 기준으로 솔루션을 만들고 커스트마이징을 하는 구조라, 현상황에서는 대응이 어려울 가능성이 높습니다. 이런 이유에서 컨설팅을 통한 맞춤제작이 필요합니다. 

맞춤제작의 범위에서는 하나의 시스템을 여러 사업자(법인)에서 사용하게 구성하는것은 어려운 작업이 아닙니다. 학원의 구조상으로는 반드시 통합화된 구축이 필요한 상황입니다. 시스템이 처음부터 하나로 구성된다면 여러가지 문제는 저절로 해결될수 있을것이며, 응용을 통해서 학원만의 차별화된 전략을 다양하게 실현할수 있습니다.

특히 통합시스템은 업무와 사업의 개성에 맞게 구축되어야 합니다. 업무에 이용하는 시스템은 시중에 많은 제품이 공개되어있지만, 나한테 맞는 시스템을 선택하는 것은 쉬운일이 아닙니다. 특히 시스템을 사용해보지 않은 상황에서 몇몇 추천제품을 도입하는 것은 현실적으로 너무 많은 위험요인을 내포하고 있습니다. 따라서 현재 시스템이 필요한 이유에 대해서 생각해보시고 이를 근본적으로 해결할 수 있는 시스템의 요구사항을 정리해보실 필요가 있습니다.

거의 대부분의 기업들이 시스템 도입을 실패하는 이유는 무엇일까요...?

크게 세가지의 원인을 생각해 보셔야 할듯합니다.

첫째. 도입을 담당하는 인력은 IT인력이 아닐 가능성이 높습니다.

많은 기업들이 IT전문 인력을 보유하지 못하고 있습니다. 설령 보유하고 있다고 하더라도 급변하는 IT에 맞춰서 새로운 트랜드를 반영할수 있는 인력이 아니라 특정 부분에 전문화된 인력일 가능성이 높습니다.

컨설팅 경험상 80~90% 이상의 기업들에서 IT전문인력은 말그대로 IT에 찬한 인력이지 해당 시스템 도입을 검토할 정도의 경험이 없는 경우가 많았습니다. 유통업이라면 엑셀이나 워드 등의 단순 작업이 가능한 인력에게 회사의 미래를 책임질 시스템 개발업체를 선정하고, 해당 업체와 업무협조를 통해서 회사에 맞는 시스템을 만들라고 하는 것은 처음부터 무리 일수 밖에 없습니다. 이런 이유에서 전문적인 IT컨설턴트를 통한 컨설팅이 필요하지 않을까 합니다.

둘째. 개발과 운영은 다릅니다.

손쉽게 찍어내듯 만들수는 있지만, 손쉽게 운영할 수는 없는것이 시스템입니다.

샘플이 있고, 솔루션이 있다면 약간의 수정만으로 솔루션+커스트마이징을 통해서 손쉬운 구축이 가능합니다.

유사한 시스템이라면 해당 분야의 경험을 가진 개발인력들이 어렵지 않게 개발할수 있습니다.

하지만, 그 인력들은 실제로 시스템을 운영하는 인력들이 아닙니다.

예를 들어 쇼핑몰을 한번도 운영해본적 없는 개발자가.. 고객이 그리고 운영자가 원하고 필요로 하는 시스템을 만들수 있을까요? 만약 쇼핑몰 운영 경험이 있는 개발인력이라면 운영상에서 필요로한 기능에 대한 예측을 누구보다 우선적으로 생각할것이며, 운영상 중요한 부분을 중심으로 개발을 진행할 것입니다.

쇼핑몰보다 수십배이상 복잡한 시스템에서 한번도 실제 경험을 가지지 못하고 책상 앞에서 모니터만을 봐서는 실제 필요로한 시스템을 구축할수가 없습니다. 더군다나 시스템은 만들어진 결과물을 보고 제품을 구입하는 것이 아니라, 만들기 위해서 비용을 지불하는 방식입니다. 만들고 나서 운영인력에 대해서 교육을 진행하는것이 아니라, 만들때 부터 운영할 인력이 필요로한 요인을 분석해서 적용한다면 좋은 결과가 예상되지 않을까요?.

셋째. 회사마다 다른 업무프로세스와 문화를 가집니다.

책상 앞에서 몇장의 요구사항에 대한 분석 문서만을 가지고 많은 개발회사들이 개발과 관련된 기능을 중심으로 시스템을 설계합니다. 수십년간 많은 시행착오를 겪으면서 회사가 쌓아온 노하우를 표현하기엔 무리가 있지 않을까요? 비슷해 보이는 업무처리를 진행하는 회사라 하더라도 그 회사의 문화와 업무프로세스는 동일할수 없습니다. 운영할 인력이 다르다면 그 인력이 익숙한 업무환경이 다를것이고, 이를 획일화 하여 제작한다는것은 수십년간 회사의 노하우를 무시하고, 시스템에 맞춰진 업무처리를 진행해야 한다는 결론이 됩니다.

시스템에 대한 진입장벽은 이로 인해서 발생합니다. 익숙한 업무를 포기하고, 익숙하지 않는 시스템으로 얼마나 효율적인 업무적용이 가능할까요? 과연 이런 시스템이 필요한걸까요?

시스템이 필요한 이유는 업무의 효율성을 높히고, 반복작업을 최소화하며, 위험 요인을 감소시키는 다양한 요구사항을 만족시켜야 합니다. 이런 이유에서 회사업무에 맞는 시스템이 필요하신건지. 아니면 시스템에 맞게 회사업무 프로세스 수정을 원하는 것인가 하는 질문과 그 답을 고민해 봐야할듯합니다.

[IT 컨설턴트 생각]

시스템을 제작하는 방법은 다양합니다. 어느 방법이 맞고 틀리다의 문제가 아니라 어떤 방법이 현재 구상하는 비즈니스에 적합할까 하는 점입니다. 특히 온라인 기반의 비즈니스의 경우 시장변화에 민감하고, 소비자들의 요구사항이 빠르게 적용되어야 하는 문제점이 있습니다. 관리자를 잘 만들게 된다면 사이트가 효율적으로 운영될수 있기 때문에 빠른 고객대응 및 원활한 사이트 운영이 가능합니다. 반면에 관리자에 해당하는 프로그램 요인을 줄인다면 비용은 저렴하게 구축이 가능하겠지만, 인력으로 해당 공백을 메워야 되는 최악의 이벤트가 발생할 가능성이 높습니다.

시스템 및 홈페이지의 구축비용은 투입인력의 인력비용이나 이미 구축된 솔루션의 비용+커스트마이징 비용 등으로 산정되는것이 일반화 되어있습니다. 각기 다른 장단점이 있으니 신중한 검토를 진행하셔야 합니다.

전문적인 IT컨설턴트를 통한 효율적인 시스템 구축을 추천드립니다.