학원 운영관리 시스템

[질문]

학원을 운영하면서 수강 등록, 출결 관리, 수강료 정산까지 자동화하는 시스템을 바이브코딩으로 만들어 사용 중입니다. 예전에 상용화된 시스템을 도입해서 사용했는데, 학원의 상황과 맞지 않는 구조라 불편함을 감수하고도 사용을 했습니다. 그러나다 바이브 코딩을 강사분들이 추천을 해서 3개월정도 시간을 소요해서 최상의 결과물을 얻었다고 생각을 했습니다.

실제 사용하는 초기에는 반복 업무를 줄이려고 도입했는데, 실제로는 자동화된 결과를 그대로 쓰기 어려워서 직원이 다시 검토하고 수정하는 일이 더 많아진 상황입니다. 특히 출결이나 정산 데이터가 맞지 않아 결국 사람이 마지막에 다 확인해야 해서, 오히려 업무가 이중으로 돌아가고 있습니다.

계속 수정하면서 쓰고는 있지만, 기능을 건드릴수록 다른 부분에서 문제가 생기다 보니 점점 손대기도 어려워지고 있습니다.

이런 경우 계속 부분적으로 수정해서 쓰는 게 맞는지, 아니면 처음부터 제대로 맞춰서 만들어야하는지 고민입니다

[답변]

안녕하세요. IT전문 컨설턴트입니다.

질문자님께서는 현재 학원 운영에 필요한 수강 등록, 출결 관리, 정산까지 포함된 업무를 바이브코딩으로 자동화하여 사용 중이신 것으로 보입니다. 초기에는 반복 업무를 줄이기 위한 목적이었지만, 실제로는 데이터 오류와 검증 작업 증가로 인해 오히려 업무 부담이 커진 상황이신 것 같습니다.

많은 분들이 바이브코딩을 통해 빠르게 시스템을 구축하지만, 실제 운영 단계에서는 각 기관이나 사업장마다 가지고 있는 고유한 운영 방식과 기준을 모두 반영하지 못하는 경우가 많습니다.

특히 학원 시스템은 수강 등록부터 출결, 정산까지 서로 연결된 흐름이기 때문에 한 부분의 기준이 어긋나면 전체 데이터가 함께 틀어질 수밖에 없습니다. 이로 인해 결국 사람이 마지막 검증을 해야 하는 구조로 바뀌면서 자동화 효과가 줄어든 상황으로 보입니다.

시스템은 운영하는 사람(회사)에 맞추어서 제작해야 한다고 생각이 됩니다. 대부분의 솔루션과 시스템은 기성품에 가깝게 사전에 많은 경험과 시행착오를 거쳐서 정형화되어있습니다. 기업의 특징과 업무프로세스에 따라서 필요한 시스템은 달라집니다. 업종이 유사하다고 하더라도 운영하는 인력과 업무프로세스가 다르다면 시스템의 요소 또한 달라지게 됩니다

사용자 페이지를 중심으로 생각해 보았을 때,

수강 정보 등록(기간/인원 등)

수강자 정보 (이름, 연락처 등)

수강자 리스트 인쇄

수강자 상담내역 관리

수강 출결 관리

수강자 수납관리

등의 기능을 포함하고,

수강생들의 출결석 체크 및 잔여 기간 조회

수강률(기간별/클래스별 등) 분석

수강생들에게 공지사항등 전달 내용을 자동 메시지 발송 (SMS/알림톡)

체계적인 수납관리로 월별/연별 매출 통계

등의 형태로 개발하는 것이 좋을 듯 합니다.

업무지원시스템이란 업무 프로세스 분석을 바탕으로 반복적인업무를 줄여주고, 위험도가 높은 업무의 위험을 낮춰주고, 효율적인 업무진행을 도와주며, 판단에 도움이 되도록 도움을 주는 시스템을 말합니다.

시스템을 구축하는 전략은 다양합니다. 업종이나 회사에서 운영되는 업무 프로세스, 기업의 문화, 운영인력의 경험, 지속적인 관리 및 업데이트, 시장상황에 대한 대응 등 다양한 요인을 포괄적으로 검토하여 기업에 맞는 시스템을 구성하고 선택하는 것이 좋습니다. 회사마다 업무프로세스가 다르고, 기업의 문화는 물론, 운영하는 인력이 다르기 때문에 100% 기업에 맞는 기성 시스템을 찾는 것은 불가능에 가깝습니다.

시장에서 고객의 요구사항을 반영하여 비즈니스는 빠르게 변합니다. 그때마다 시스템을 뒤엎어야 하는것이 아니라 확장성을 가진 시스템이어야만 경쟁력 있는 운영이 가능합니다. 이런점에서 업무현황을 분석하고 이를 토대로 제작하는 업무지원시스템을 추천드립니다.

[IT 컨설턴트 생각]

책상앞에서의 분석과 기획만으로 현장에서 사용할 시스템을 만들수는 없습니다. 시스템을 사용할 사람들의 프로세스를 분석해서 그들의 업무를 효율적으로 지원해 줄수 있도록 현장경험은 필수적입니다. 이들의 업무와 시스템의 프로세스가 일치한다면, 별도의 교육이나 장애없이 업무상에서 자연스러운 시스템 도입이 가능할 것입니다.

수십년간 운영해온 회사업무프로세스를 버리고 시스템에 맞춰진 업무개선이 아니라 기존 업무프로세스에 맞춰진 시스템, 사람이 만들고, 사람이 운영하는 사람중심의 시스템이 필요하다고 간주됩니다. 전문적인 컨설턴트의 도움을 통하여 시행착오를 최소화 하고 효율성을 극대화한 도입전략을 추천드립니다.