예약관리 어떻게 해야할까?

[질문]

숙박업소 운영중입니다.

에어비앤비, 네이버, 홈페이지 등 이용중인데

수수료때문에 아무래도 자사홈페이지로 이용하게 유도하는 이벤트를 많이 하고있습니다.

하지만 한번씩 예약관리가 어려운 일이 있는데 다른 분들은 어떻게 사용하고 계신지 궁금하네요

전 구글 캘린더에 연동해두긴 했으나 캘린더로 다른 플랫폼 예약을 닫는건 불가능이라 한계가 있는데 좋은 아이디어 없는지 궁금합니다.

예약대행업체는 사절입니다.

[답변]

안녕하세요. IT전문 컨설턴트입니다.

질문자님께서는 현재 숙박업소 운영 중 수수료 및 예약관리에 어려움을 겪고 계신 듯합니다.

현재 사용 중이신 구글 캘린더 연동은 예약 정보를 가져와서 확인하는 용도로는 괜찮지만, 말씀하신 것처럼 다른 플랫폼의 객실을 자동으로 닫아주거나 재고를 조정하는 기능이 제한적입니다. 결국 예약 채널이 늘어날수록 수동 관리가 필요한 부분이 생길 수밖에 없습니다.

예약기능이 탑재된 시스템은 규모와 목적에 따라서 다양한 구축이 가능합니다.

관리자에 미리 예약 일정을 등록하고, 조회 및 관리할 수 있으며, 사용자가 접속했을 때 실시간 예약이 가능해야 합니다.(필요하다면 결제까지) 추가적으로 필요에 따라 요일과 시간대별로 또는 예약인원별로 예약 금액이 다르게 설정되어야한다든지, 예약시간 제한, 예약 승인 여부 등을 관리자를 통해 이를 조정할 수 있어야합니다. 예약취소, 일정변경을 원할 시에 가능한 스케쥴을 사용자가 쉽게 파악할 수 있어야하고 변동된 사항은 시스템에 실시간으로 반영이 되어야합니다.

사용자 페이지를 중심으로 생각해 보았을때,

- 예약시스템 모바일 구현

- 달력(월별/주별/일별) 형태의 스케줄 리스트

- 날짜별 상단에 관리자 메모가능

- 관리자의 공지전달

- 날짜별로 예약 가능한 항목 표시 (예약 잔여 수, 예약비용)

- 예약된 내역 표시 (개인정보는 일부표시, 예약상태)

- 휴일표시

- 관리자가 별도 예약등록가능

등의 기능을 포함하고,

예약시에는

- 예약자명, 연락처

- 예약인원 (최대 예약인원 조절 가능)

- 입금정보

- 결제금액

- 유의사항 및 취소 환불 규정 표시

등을 처리하는 형태로 개발한다면 효율적인 예약관리가 가능하실 듯합니다.

특히 숙박업의 경우 객실 수, 판매 채널 수, 예약량에 따라 필요한 기능이 모두 다르기 때문에 범용 솔루션보다는 운영 환경에 맞춰 제작된 예약관리 시스템이 오히려 관리 효율이 높아지는 경우도 많습니다.

예약이 많아질수록 엑셀, 캘린더, 수기 관리 방식은 예약 누락이나 중복 예약 같은 문제가 발생할 가능성이 높습니다. 반면 예약 접수부터 객실 배정, 예약 현황 확인, 고객 관리까지 하나의 시스템에서 처리할 수 있다면 관리자의 업무 부담을 크게 줄일 수 있습니다.

[IT 컨설턴트의 생각]

예약 시스템은 구축방법이 다양합니다. 어떤 방법이 맞고 틀리냐 하는 문제 보다는 어떤 방법이 구축하려는 목적과 흐름에 맞도록 최적화 되어있느냐 하는 점이 중요합니다.

특히 온라인을 기반으로 진행되는 예약의 요구사항이 늘어나는 것에 대한 대비도 필요합니다. 구축이 완료된 시스템이라 하더라도 얼마든지 확장하거나 개선할 수 있어야만 합니다.

현재 운영 중인 홈페이지와 예약 채널 구조를 분석하여 필요한 기능만 적용한 맞춤형 예약관리 시스템을 구축한다면 예약 누락과 오버부킹 위험을 줄이고 관리 효율을 높일 수 있습니다. 효율적인 시스템 도입 및 운영을 위해서 전문적인 컨설턴트를 통한 컨설팅을 추천드립니다.