후원 관리 CRM으로 간편하게

 

 

[질문]

설립된지 얼마 안된 비영리 단체입니다. 후원금 관리할 수 있는 erp 프로그램을 알아보는 중입니다. 많이들 쓰는 프로그램들은 일반 기업에 맞춰져 있어서 저희 회사 업무와는 맞지가 않네요ㅠㅠ 저희가 원하는 기능은 후원금 관리와 CMS 출금 기능, 예산을 편성하고 어떻게 진행되고 있는지에 대한 예산관리입니다. 비영리 기업들이 주로 사용하는 프로그램이 어떤게 있을까요?? 아직 규모가 크지 않아 금액 부담 없는 프로그램이었으면 좋겠습니다

[답변]

안녕하세요. IT전문 컨설턴트입니다.

현재 질문자님께서는 비영리 단체에서 후원금, CMS출금기능, 예산관리를 할 수 있는 프로그램을 찾고계신 것 같습니다. 말씀주신 기능들은 ERP보다는 CRM에 가까운 기능입니다.

CRM에 대해서 간단히 설명드리자면 다음과 같습니다.

CRM[Customer Relationship Management]은 기업이 고객 관계를 관리해 나가기 위해 필요한 방법론이나 소프트웨어 등을 가리키는 용어입니다. 현재의 고객과 잠재 고객에 대한 정보 자료를 정리, 분석해 마케팅 정보로 변환함으로써 고객의 구매 관련 행동을 지수화하고, 이를 바탕으로 마케팅 프로그램을 개발, 실현, 수정하는 고객 중심의 경영 기법을 말합니다. CRM은 단순히 제품을 팔기보다는 ‘고객과 어떤 관계를 형성해나갈 것인가’, ‘고객들이 어떤 것을 원하는가’ 등에 주안점을 두고 설계됩니다. 이런 고객 성향이나 취향을 먼저 파악한 뒤 이를 토대로 고객이 원하는 제품을 만들고 마케팅 전략을 개발하게됩니다. 최근 다양한 분야에서 CRM이 응용되어 고객들에 대한 효율적인 관리가 이루어 지고 있습니다. 배달전문 음식집에 전화를 했을때, 이전 전화기록을 토대로 주소나 고객의 주문성향을 미리 파악하는 배달관리시스템 또한 CRM의 응용사례중 하나입니다.

최근 온라인기반의 비즈니스 모델의 진화와 활성화로 인해서 온오프라인 통합 고객관리에 대한 수요가 폭발적으로 증가하고 있습니다. 시스템 구축에 있어서 핵심적인 부분은 회사에서 어떤 전략과 정책을 가지고 고객을 관리하느냐하는 등의 대고객 지향 업무프로세스입니다. 고객관리는 매출에 직결되는 만큼 경쟁사와 차별한 전략으로 구성된 CRM이야 말로 기업생존에 있어서 필수적인 요소입니다.

작성자분께서 CRM도입을 고려하시는 부분을 업무지원시스템을 맞춤제작하신다면 업종이나 규모와 관계없이 제작이 가능한 범위입니다.

여기에서 말하는 업무지원시스템이란 업무 프로세스 분석을 토대로 담당자의 업무동선을 중심으로 시스템을 구축하는 신개념 구축전략입니다. 시스템에 맞춰서 운영하는게 아니라, 업무에 맞춰진 시스템이 가능하기 때문에 다양한 분야에서 CRM등 다양한 기성시스템을 대체하는 용도로 많이 사용되고 있습니다.

이러한 자체구축의 경우 업무의 개성이 명확하고, 기성시스템으로 활용할 수 없는 예외사항이 많은 경우 사용합니다. 주로 개발인력들의 인건비용 기준으로 견적금액이 산정되고, 개발기간도 길며, 비용이 높게 책정이 되기 때문에 현업에서 자주 사용되지는 않으나, 시스템이 기업업무에 차지하는 비중을 고려해서 시장에서 빈도가 차츰 늘어나고 있는 추세입니다.

기업은 기업마다 업무프로세스가 다르며, 시스템의 요구영역이 다릅니다. 이를 일원화하여 범용적인 시스템을 구축한다는 것은 어불성설입니다. 한국보다 기업시스템이 발달한 여러 해외기업에서도 범용CRM이 아닌 기업에 맞춰진 여러가지 전략을 동원하고 있는 상황입니다.

CRM을 구축하는 전략은 다양합니다. 업종이나 회사에서 운영되는 업무 프로세스, 기업의 문화, 운영인력의 경험, 지속적인 관리 및 업데이트, 시장상황에 대한 대응 등 다양한 요인을 포괄적으로 검토하여 기업에 맞는 시스템을 구성하고 선택하는 것이 좋습니다. 회사마다 업무프로세스가 다르고, 기업의 문화는 물론, 운영하는 인력이 다르기 때문에 100% 맞는 기성 시스템을 찾는 것은 불가능에 가깝습니다.

따라서, 예산에 따라 범용솔루션을 사용하기보다 운영하는 홈페이지 및 업무 프로세스 등을 정확히 파악 후 최적화된 업무지원시스템 도입을 추천드립니다.

[IT 컨설턴트 생각]

시스템은 사람을 위해서 존재합니다. 사람이 실수하는 일을 최소화 시켜주며, 반복 작업을 막아주며, 협업기능을 지원하는 등 다양한 방법으로 활용이 가능합니다. 고객관리와 관련하여 기존에 업무자들이 불편함을 느끼거나, 반복적인 작업을 하고 있다는 판단을 하는 시점이라면 이미 시스템 도입을 위한 점검을 해봐야 하는 시점입니다.

회사의 업무프로세스 및 고객관리의 기준에 따라서 다양한 개발방법 및 구축범위설정이 가능합니다. 견적금액 또한 천차만별이 될 수밖에 없습니다. 회사에서 관리해야하는 고객의 성향, 서비스 처리 프로세스, 클레임 성향 및 처리프로세스, 프로그램 이용자(관리자), 홈페이지 및 기타 시스템과의 연동, 고객수 및 등급운영, 시스템 접근성 및 내부인력의 시스템 친화도 등에 따라 시스템의 구축 범위는 달라집니다.

그러기 위해서는 어느정도 회사업무프로세스에 대한 이해와 최적화를 할 수 있는 방안 수립이 필수적입니다. 시스템을 도입하는 가장 큰이유는 반복적이고 위험요인이 큰 일을 시스템이라는 요소를 통해서 효율적으로 처리하기 위해서 입니다.

전문적인 IT컨설턴트의 컨설팅을 통해서

1. 회사에서 필요로한 기능에 대한 분석

2. 업무프로세스 분석을 통한 요구사항 분석

3. 효율적인 개발방법론 산정

4. 시장대응 및 예측을 통한 시스템 확장성 기반설계

5. 경쟁력있는 개발업체 선정대행 및 대행개발

6. 개발프로세스 검수

7. 소프트웨어 품질검사

8. 운영메뉴얼 및 기능리포팅

9. 유지보수 및 관리대행

10. 타시스템과의 연계성

등의 다양한 전략도입이 필요할것입니다.

많은 기업들이 다양한 방법으로 시스템을 도입합니다. 하지만, 성공한 경우보다 실패한 경우가 더 많습니다.

여러가지 이유가 있겠지만,

- 필요로한 시스템이 무엇인가?

- 누가 운영을 할 것인가?

- 사업확장에 따른 대응이 가능한가?

- 도입한 범용시스템에 회사 업무프로세스 적용이 가능한가?

에 대한 질문과 답변을 생각해 보신다면 실패를 최소화할수 있을것입니다.

현재 회사에서 필요로한 솔루션이 준비되지 않은 상황이시라면 전반적인 현상황에 대한 정확한 컨설팅을 받아보시고, 전략을 수립하실것을 추천드립니다. 전문적인 개발인력과 전문용어가 섞여 있는 대화를 나눌수 있을정도로 IT에 친숙한 직원이 있지 않는한,

회사입장에서 개발업체와 대화를 나눠줄 컨설턴트가 필요할 것입니다.