프랜차이즈 가맹점 전용 발주 시스템

[질문]

전국 가맹점 200개를 운영 중인 프랜차이즈 본사입니다. 가맹점별로 주문을 받고 본사에서 물류를 처리하는 구조인데, 지금은 전화·팩스로 주문을 받고 있어 너무 비효율적입니다. 가맹점 전용 발주 플랫폼 겸 쇼핑몰을 구축하고 싶은데 어떤 구조로 만들어야 할지 모르겠습니다.

[답변]

안녕하세요. IT전문 컨설턴트입니다.

질문자님께서는 현재 프랜차이즈 본사를 운영하시며, 가맹점별 발주 관리로 불편을 겪고 계신 듯 합니다.

전국 가맹점을 운영하고 계신다면 전화나 팩스를 통한 발주 관리가 점점 한계에 부딪힐 수밖에 없습니다. 다만 문의하신 내용을 보면 일반적인 쇼핑몰 구축보다는 '가맹점 전용 발주 시스템' 관점에서 접근하는 것이 더 중요해 보입니다.

실제로 프랜차이즈 본사의 경우 가맹점들은 매번 비슷한 품목을 반복적으로 주문하고, 신속하게 발주를 완료해야 하기 때문에 일반 소비자용 쇼핑몰 구조를 그대로 적용하면 오히려 업무가 복잡해질 수 있습니다.

또한 냉장·냉동 상품 구분, 제품별 출고 방식, 협력업체 연계 여부, 지역별 물류센터 분기 등 운영 구조에 따라 필요한 기능이 크게 달라지기 때문에 단순히 쇼핑몰을 만드는 것보다 현재의 발주·물류 프로세스를 먼저 분석하고 이에 맞는 시스템 구조를 설계하는 것이 중요합니다.

만약 특정한 시스템요소가 가동되어 판매량과 연동되어 (POS) 자동으로 물건이 발주가 되는 방식이나, BOM의 형식으로 셋트화된 제품이 동시에 발주되는 방식을 활용하고, 시스템을 통한 수발주를 구현한다면 해당 문제는 최소화 될것입니다.

이렇게 접수된 수발주 항목을 본사와 공장이 동시에 열람하고, 공장은 배송시에 시스템을 통해서 내역을 점검하고, 본사는 수량에 따라 정산을 할수 있도록 진행하는 방식이 일반적인 방식입니다. 여기에 물량이 많아지고 가맹점의 위치가 세분화 되면 지역물류거점을 두거나 배송대행(물류대행) 업체를 선정하여 위탁운영하는 방식을 활용하게 됩니다. 어느정도 규모가 있는 배송대행 업체는 자체적인 시스템을 운영하는 경우가 많고, 본사 또한 해당시스템을 활용할수도 있지만 문제는 물량과 배송단가 부분이 될것입니다.

만약 거래하는 공장이 한곳이 아니라면 분할발주 형식으로 각 공장별로 해당 주문이 접수되는 구조로 시스템 구축이 가능하기 때문에 전문가를 통해서 구체적인 시스템 도입 전략을 구성해 보셔야 할듯합니다.

가맹점과의 구조에 있어서도 단순히 물건만을 납품받는 형태라면 여기에 본사의 물류마진구조가 포함될 수밖에 없는데, 대형프렌차이즈의 경우 POS와 연동해서 물류시스템을 구현하는 추세입니다. 이는 판매량에 따라서 소모품의 사용량을 판단하여 식자재를 본사에서 일괄적으로 공급함으로 안정적인 가맹점 관리가 가능할것입니다.

일단 시스템은 규모에 따라서 다양한 설계가 가능합니다. 대형프렌차이즈라면 많은 돈을 들여서 시스템을 구축하는 것이 당연하겠지만, 시작한지 얼마 되지 않은 본사나 시스템적인 역량이 부족한 상황이라면 많은 고민이 필요합니다.

[IT컨설턴트의 생각]

IT컨설턴트는 많은 회사들의 시스템과 온라인을 컨설팅 하고 있기 때문에 프랜차이즈 본사들이 필요로 한 시스템과 온라인에서의 대응전략에 대해서는 누구보다 많은 고민을 하고 있습니다. 프랜차이즈 전략을 현실에서 구현하기 위한 시스템을 제작하면 훨씬 가능성 높은 비즈니스가 되리라 생각이 됩니다.

이를 위해서는 시스템은 운영하는 사람(회사)에 맞춘 시스템을 제작해야 한다고 생각이 됩니다.

대부분의 솔루션과 시스템은 기성품에 가깝게 사전에 많은 경험과 시행착오를 거쳐서 정형화되어있습니다.

기업의 특징과 업무프로세스에 따라서 필요로한 시스템은 달라집니다.

업종이 유사하다고 하더라도 운영하는 인력과 업무프로세스가 다르다면 시스템의 요소 또한 달라지게 됩니다.

몇십년동안 운영되던 회사가 시스템 도입으로 인해서 실무의 프로세스를 변경해야 하는 경우와, 시스템 도입을 통해서 문제점이 해결되는 경우를 비교해서 생각해 본다면 시스템 도입에서 가장 우선시 해야하는 항목에 대한 확신이 들 것입니다. 시스템은 반복적인업무를 줄여주고, 위험도가 높은 업무의 위험을 낮춰주고, 효율적인 업무진행을 도와주고, 판단에 도움이 되도록 기준을 제시하는 등의 사람이 진행하는 업무를 지원하는 업무지원시스템의 개념으로 생각해야 할것입니다. 이런 이유에서 최근 업무지원시스템의 항목에서 새로운 형태의 맞춤 시스템에 대한 시장수요가 폭발적으로 늘어나고 있습니다.

수십년간 운영해온 회사업무프로세스를 버리고 시스템에 맞춰진 업무개선이 아니라 기존 업무프로세스에 맞춰진 시스템, 사람이 만들고, 사람이 운영하는 사람중심의 시스템이 필요하지 않을까요?

전문적인 IT컨설팅을 통해 물류망을 안정적으로 운영할 수 있는 시스템을 도입해보실 것을 추천드립니다.