ERP 지원 종료, 어떻게 대응해야 할까?
[질문]
안녕하세요. 제조 중소기업에서 관리 업무를 보고 있습니다.
ERP 업체에서 메일이 왔는데, 회사에서 사용하는 ERP의 버전이 너무 낮아서 기술지원이 더 이상 되지 않는다는 내용이었습니다.
내부에서 2가지 정도 의견이 있었습니다.
A. 기존 ERP의 최신버전 도입
B. 그냥사용
내부에서 A쪽의 의견이 많아서 ERP업체에 새로운 버전을 도입하겠다고 이야기를 전달했습니다.
그런데. 기존 업무에서 사용하던 ERP가 소스를 수정한 버전이어서 버전을 높이더라도
데이터의 일부를 가져올수가 없고, 이를 위해서 소스수정을 위한 커스트마이징 비용을 받아야 된다는 답변이 왔습니다.
도입할때는 거의 무료에 가깝게 도입을 했는데, 추천하는 버전+커스트마이징을 할 경우
너무 많은 비용이 지출해야 되는 상황이라, 솔직히 고민이 많습니다.
그동안 많은 고생을 해서 나름데로 업무상으로 적응이 된 상황이라 타 솔루션을 도입하는부분 또한 걱정이 되구요.
저희가 기존 ERP를 쓰면서 계속 불편했던 게 있어서요. 우리 업무 방식이랑 안 맞아요
저희는 발주 → 생산 → 출고 → 정산까지 진행 방식이 조금 특수한데, 기존 ERP는 정해진 틀에 맞춰서 쓰려니 매번 엑셀로 따로 정리해야 합니다. 신버전으로 올려도 이 부분이 해결될지 모르겠습니다.
필요 없는 기능은 너무 많고, 필요한 기능은 없어요 저희가 안 쓰는 모듈까지 다 포함되어 있어서 무거운데, 정작 현장에서 필요한 lot 관리나 거래처별 단가, 외주 관리 같은 기능은 제대로 안 됩니다.
업그레이드해도 또 지원 종료될까 봐 걱정됩니다 몇 년 쓰고 또 업그레이드 비용 내고, 또 지원 종료된다고 하면 계속 업체에 끌려다니는 느낌입니다. 이번에는 아예 우리 회사에 맞게 오래 쓸 수 있는 방향으로 가고 싶습니다.
이런 경우에 기존 ERP 신버전으로 업그레이드하는 게 맞을까요, 아니면 우리 업무 프로세스에 맞춰서 처음부터 맞춤 제작하는 게 더 나을까요?
맞춤 제작을 하면 비용이나 기간이 어느 정도 드나요? 중소기업도 부담 없이 할 수 있는 수준인지 궁금합니다.
맞춤으로 만들면 기존 데이터 이관은 어떻게 되고, 나중에 기능 추가나 유지보수는 어떻게 진행되나요?
혹시 기성품 ERP에서 맞춤 제작 ERP로 갈아타 보신 분 있으시면, 실제로 어떤 점이 좋아졌는지, 주의할 점은 뭔지 경험담도 듣고 싶습니다.
ERP 지원종료문제가 심각하다는 기사를 봐서 그런지 많이 걱정이 됩니다.
현실적인 조언 부탁드립니다. 감사합니다!
[답변]
안녕하세요. IT전문 컨설턴트 입니다.
현재 사용 중인 ERP의 지원 종료를 앞두고 신버전 업그레이드와 맞춤제작 사이에서 고민하고 계신 상황으로 보입니다.
기존 ERP를 도입할 당시 회사의 업무에 맞춰 소스를 수정하여 사용해 왔고, 현재는 신버전으로 업그레이드하면서 기존 수정 기능까지 다시 적용해야 하는 상황이라면 단순한 버전 변경 이상의 비용이 발생할 수 있습니다.
특히 현재 말씀하신 불편 사항을 보면 단순히 오래된 버전을 사용하고 있다는 문제만은 아닌 것으로 보입니다.
1. 기존 ERP 업그레이드와 업무 구조의 문제
기존 ERP가 회사의 업무에 맞춰 소스를 수정한 형태라면 일반적인 기성품 ERP와는 차이가 있습니다.
기성품 ERP 업체에서 신버전을 출시하더라도 기존에 별도로 수정했던 기능은 새로운 버전에 맞춰 다시 개발하거나 적용해야 할 수 있습니다.
즉, 신버전으로 업그레이드하는 비용과 기존에 수정했던 기능을 다시 적용하는 비용이 함께 발생할 수 있는 것입니다.
더 중요한 부분은 비용을 들여 업그레이드하더라도 현재 불편하게 느끼시는 업무 방식까지 해결되는 것은 아니라는 점입니다.
발주부터 생산, 출고, 정산까지 회사만의 업무 프로세스가 존재하는데 ERP의 정해진 구조에 맞춰야 하다 보니 별도로 엑셀을 사용하고, 정작 필요한 LOT 관리나 거래처별 단가, 외주 관리 기능은 제대로 활용하지 못하고 있는 상황이라면 버전보다는 시스템의 구조 자체를 살펴봐야 합니다.
기성품 ERP는 여러 기업에서 공통적으로 사용하는 업무를 중심으로 구성되기 때문에 회사마다 다른 세부 업무까지 모두 반영하기에는 한계가 있습니다.
2. 그렇다면 맞춤제작이 무조건 정답일까요?
맞춤제작 역시 충분한 준비 없이 개발부터 시작하면 오히려 불필요한 비용과 시간이 발생할 수 있습니다.
따라서 먼저 현재 회사의 업무 프로세스를 분석하고, 실제로 필요한 기능과 기존 시스템에서 유지할 수 있는 기능을 구분하는 과정이 필요합니다.
일반적으로 다음과 같은 순서로 진행하는 것이 좋습니다.
1단계: IT 컨설팅 및 업무 프로세스 진단
가장 먼저 진행해야 할 부분입니다.
발주부터 생산, 출고, 정산까지 실제 업무가 어떤 순서로 진행되는지 파악하고, 각 단계에서 어떤 데이터를 관리하는지 확인해야 합니다.
- 발주부터 생산, 출고, 정산까지의 실제 업무 흐름
- 기존 ERP에서 별도로 엑셀을 사용하는 이유
- LOT 관리, 거래처별 단가, 외주 관리 과정에서 발생하는 불편 사항
- 현재 시스템에서 유지할 기능과 개선이 필요한 기능
이러한 내용을 실제 업무 담당자와의 인터뷰 및 업무 프로세스 분석을 통해 정리해야 합니다.
이 과정에서 반드시 시스템으로 개발해야 하는 업무와 엑셀이나 별도의 간단한 업무 방식으로 처리하는 것이 더 효율적인 부분도 구분할 수 있습니다.
이러한 진단 없이 바로 개발 범위와 견적부터 결정하는 것은 추천하지 않습니다.
2단계: 필요한 기능부터 맞춤제작
업무 분석이 끝났다면 처음부터 모든 기능을 개발하기보다는 우선순위를 정해 필요한 기능부터 구축하는 것이 좋습니다.
예를 들어 다음과 같은 기능을 중심으로 구성할 수 있습니다.
- 발주 관리 : 발주 내역 및 거래처별 단가 관리
- 생산 관리 : 생산 지시 및 진행 현황 관리
- 재고 관리 : 원자재 및 제품 재고, LOT 관리
- 출고 관리 : 출고 내역 및 납품 현황 관리
- 정산 관리 : 거래처별 매입·매출 및 정산 관리
- 외주 관리 : 외주 업체별 작업 내역 및 진행 상황 관리
이때 불필요하게 사용하지 않는 모듈은 제외하고, 실제 현장에서 필요한 기능을 중심으로 개발 범위를 정하는 것이 중요합니다.
또한 사무실에서 사용하는 PC뿐 아니라 생산 현장에서도 활용할 수 있도록 태블릿이나 모바일 환경을 고려하여 화면을 구성할 수도 있습니다.
처음부터 대규모 ERP를 새롭게 개발하기보다는 핵심 업무부터 구축하고, 실제 사용하면서 필요한 기능을 추가하는 방식으로 진행하는 것이 효율적입니다.
3단계: 데이터 이관 및 병행 운영
새로운 시스템을 구축할 때 기존 ERP의 데이터를 어떻게 이전할 것인지도 중요한 부분입니다.
기존 데이터를 모두 동일한 방식으로 옮기기보다는 새로운 시스템에서 지속적으로 활용해야 하는 데이터와 과거 이력으로 보관할 데이터를 구분하는 것이 좋습니다.
예를 들어 거래처 정보, 품목 정보, 거래처별 단가, 미결 발주 및 미수금 등의 데이터는 업무 연속성을 위해 우선적으로 이관할 필요가 있습니다.
반면 이미 정산이 완료된 과거 거래 내역은 신규 시스템에서 모두 활용할 필요가 있는지 검토한 후 조회용 데이터로 별도 보관하는 방법도 있습니다.
또한 새로운 시스템을 구축했다고 해서 기존 ERP를 바로 종료하기보다는 일정 기간 기존 ERP와 신규 시스템을 병행 운영하면서 데이터와 업무 처리 결과를 비교·검증하는 과정을 추천드립니다.
이러한 과정 없이 한 번에 시스템을 교체하면 데이터 누락이나 업무상 오류가 발생할 수 있기 때문입니다.
3. 맞춤제작 비용 및 기간, 유지보수
맞춤제작은 투입되는 기술의 난이도와 제작 규모에 따라 비용과 개발 기간이 달라지므로, 일률적으로 정하기는 어렵습니다.
비용을 검토할 때는 기존 ERP의 신버전 업그레이드 비용뿐 아니라 기존에 수정했던 기능을 다시 적용하는 데 필요한 비용도 함께 비교해야 합니다. 또한 실제 사용하지 않는 모듈에 대한 비용이 포함되어 있는지도 살펴볼 필요가 있습니다.
맞춤제작은 필요한 기능을 중심으로 개발 범위를 정할 수 있기 때문에 불필요한 기능은 제외하고, 우선순위에 따라 단계적으로 구축하는 방식으로 비용을 조정할 수 있습니다.
개발 기간은 업무 프로세스 분석부터 기능 설계, 개발, 데이터 이관, 실제 현장 테스트까지 전체 과정을 고려해 산정해야 합니다. 특히 제조업은 생산 현장에서 실제 업무 흐름에 맞게 작동하는지 확인하는 과정이 중요합니다.
유지보수 측면에서는 기성품 ERP의 경우 공급업체가 정한 정책과 일정에 따라 버전 업그레이드 및 기술 지원을 받게 되지만, 맞춤제작은 회사의 업무 변화에 맞춰 필요한 기능을 추가하거나 개선할 수 있다는 장점이 있습니다.
[IT 컨설턴트 생각]
현재 상황에서 가장 중요하게 생각해야 할 부분은 단순히 기존 ERP를 교체하는 것이 아니라 회사의 업무 환경에 맞는 시스템을 도입하는 것입니다.
ERP는 기업의 업무를 효율적으로 관리하기 위한 도구이지만, 패키지화된 시스템에 회사의 업무 구조를 맞춰야 하는 상황이라면 오히려 업무 효율이 떨어질 수도 있습니다.
그렇다고 모든 업무를 맞춤제작으로 개발할 필요도 없습니다. 기존 ERP에서 충분히 활용할 수 있는 기능은 유지하고, 실제 업무에서 불편한 부분과 반드시 필요한 기능만 선별하여 개발하는 것이 합리적인 접근입니다.
이러한 점에서 먼저 전문적인 IT 컨설팅을 통해 업무 현황을 분석하고, 이를 토대로 기존 ERP를 업그레이드할 것인지, 필요한 기능만 맞춤제작할 것인지 판단하는 것을 추천드립니다.
기업의 업무 환경은 시장과 운영 방식에 따라 계속 변화합니다. 그때마다 새로운 시스템을 도입하거나 기존 시스템을 전면적으로 교체하는 것이 아니라, 현재의 업무를 효율적으로 지원하면서 필요한 기능을 추가할 수 있는 구조인지도 함께 고려해야 합니다.
사람이 사용해야 하는 시스템인 만큼 기능의 숫자보다 실제 업무 담당자가 얼마나 편리하게 사용할 수 있는지가 중요합니다.
책상에서 개발만 진행하는 것이 아니라 다양한 산업과 업무 환경에 대한 경험을 바탕으로 실제 업무 현황을 분석하고, 기업의 입장에서 필요한 시스템을 설계하는 것. 이러한 과정이 성공적인 시스템 도입의 출발점이라고 생각합니다.
