엑셀 업무, 시스템으로 바꾸기

 

 

[질문]

안녕하세요. 현재 시스템을 전혀 안 쓰고 엑셀로만 모든 업무를 처리하고 있습니다

 

매출, 매입, 재고, 생산일지, 거래처 정산까지 전부 엑셀 파일로 관리하고 있는데

파일이 20개가 넘어가니까 이제 한계가 왔습니다. 버전도 꼬이고, 실수로 수식 깨지면 찾지도 못하고, 담당자가 휴가 가면 아무도 파일을 못 만집니다.

 

그래서 ERP나 시중에 나와있는 재고관리 프로그램들을 몇 개 알아봤는데, 저희 업무 방식이랑 너무 안 맞습니다.

 

저희는 정형화된 업무가 아니라 현장 상황에 따라 프로세스가 수시로 바뀌고, 엑셀처럼 유연하게 칸 하나 추가하고 계산식 바꾸는 일이 잦습니다.

기성 프로그램들은 기능이 너무 정해져 있어서, 쓰지도 않는 불필요한 기능까지 다 들어가서 너무 무겁습니다.

 

그렇다고 계속 엑셀로 가자니 터지기 직전입니다.

 

혹시 저희처럼 기성 ERP나 시스템이 맞지 않는 경우에 어떻게 해결하셨나요?

 

엑셀 기반이긴 한데 자동화를 하거나, 저희 업무 프로세스 자체에 맞춰서 시스템을 구축하는 방법 같은 게 있을까요?

 

비슷한 경험 있으신 전문가분들의 현실적인 조언 부탁드립니다.

 

 

[답변] 

 

안녕하세요. IT전문 컨설턴트 입니다.

현재 질문자님께서는 매출, 매입, 재고, 생산일지, 거래처 정산 등 회사의 전반적인 업무를 20개 이상의 엑셀 파일로 관리하고 계신 상황으로 보입니다. 처음에는 업무에 맞게 자유롭게 수정할 수 있다는 장점이 있었지만, 회사의 업무가 복잡해지고 관리해야 하는 데이터가 많아지면서 파일 간 연결이나 수식 오류, 담당자별 관리 문제 등으로 한계가 발생하고 있는 것 같습니다.

 

특히 이미 여러 ERP나 재고관리 프로그램을 검토해보셨지만 실제 회사의 업무 프로세스와 맞지 않아 도입을 망설이고 계신 상황이라면, 단순히 다른 ERP를 찾는 것보다 현재 회사에서 실제로 진행하고 있는 업무를 기준으로 필요한 시스템을 설계하는 방법을 먼저 검토해보시는 것이 좋습니다.

 

우선 많은 분들이 ERP에 대해서 오해를 하고 계시는 듯 합니다.

 

ERP(Enterprise Resource Planning)는 기업의 여러 업무와 자원을 통합적으로 관리하기 위한 시스템을 의미합니다. 매출이나 매입뿐만 아니라 재고, 생산, 회계, 인사, 물류 등 기업에서 발생하는 다양한 업무를 하나의 시스템으로 연결하여 관리하는 것이 일반적인 ERP의 목적입니다.

 

하지만 ERP라고 해서 모든 회사가 동일한 형태의 시스템을 사용해야 하는 것은 아닙니다.

 

제조업에서 필요한 시스템과 유통업에서 필요한 시스템이 같을 수 없고, 같은 제조업이라고 하더라도 생산방식이나 거래처 관리방법, 재고관리 기준, 정산방식이 다르면 필요한 시스템의 구조 역시 달라질 수 있습니다.

 

질문자님께서 말씀하신 것처럼 현장 상황에 따라 업무 프로세스가 자주 변경되고, 엑셀에서 필요한 항목을 추가하거나 계산식을 변경하면서 업무를 진행하고 있다면 범용 ERP의 정해진 업무 방식과 맞지 않는 부분이 생길 수 있습니다.

 

이러한 경우에는 회사가 시스템에 맞추는 것이 아니라 시스템이 회사의 업무를 지원할 수 있도록 구성하는 방식을 생각해볼 수 있습니다.

 

Think Outside The Box... ToTb의 생각은 시스템을 운영하는 사람(회사)에 맞추어서 제작해야 한다고 생각합니다.

 

대부분의 기성 ERP나 업무관리 솔루션은 여러 기업에서 공통적으로 사용할 수 있도록 많은 업무를 미리 정형화해놓은 시스템입니다. 그렇기 때문에 일정한 업무 프로세스를 가지고 있는 기업에서는 빠르게 도입하여 사용할 수 있다는 장점이 있습니다.

 

반면 회사마다 업무 방식이 크게 다르거나 기존에 자체적으로 만들어놓은 엑셀 업무 프로세스가 있는 경우에는 오히려 시스템에 맞춰 업무를 변경해야 하는 상황이 발생할 수 있습니다.

 

몇 년 또는 몇십 년 동안 회사에서 사용해온 업무 방식을 시스템 하나를 도입하기 위해 전부 바꾸는 것과, 기존 업무에서 실제로 필요한 부분을 분석하여 시스템으로 옮기는 것을 비교해보면 어떤 방향이 회사에 더 적합한지 판단할 수 있습니다.

 

시스템은 반복적인 업무를 줄여주고, 데이터가 여러 곳에서 중복으로 관리되는 문제를 줄여주며, 담당자가 변경되더라도 업무를 이어갈 수 있도록 기준을 만들어주는 역할을 해야 합니다.

 

따라서 질문자님처럼 엑셀을 기반으로 업무가 이미 어느 정도 정리되어 있는 회사라면, 엑셀을 무조건 없애는 것부터 생각하기보다는 현재 엑셀에서 어떤 업무를 하고 있는지를 먼저 분석하는 과정이 필요합니다.

 

예를 들어 매출을 입력하면 재고에 어떤 영향을 주는지, 매입과 생산일지가 재고와 어떻게 연결되는지, 거래처별 정산은 어떤 기준으로 이루어지는지 등을 확인해야 합니다.

 

겉으로는 20개의 엑셀 파일을 사용하고 있다고 하더라도 실제로는 여러 파일에서 반복적으로 관리되는 거래처, 제품, 재고, 매출·매입 등의 데이터를 하나의 기준 데이터로 통합할 수 있는 경우가 있습니다.

 

이러한 구조를 파악한 후 필요한 부분을 웹 기반 업무시스템으로 옮기게 되면, 현재 엑셀에서 사용하던 업무 방식은 최대한 유지하면서 파일 관리나 수식 오류, 데이터 중복과 같은 문제를 줄일 수 있습니다.

 

또한 처음부터 ERP처럼 모든 기능을 한 번에 구축할 필요도 없습니다.

 

현재 가장 문제가 되고 있는 매출·재고·정산과 같은 업무부터 시스템화하고, 이후 실제 사용하면서 필요한 생산관리나 손익관리 등의 기능을 추가하는 방식으로 단계적으로 구축할 수도 있습니다.

 

이렇게 하면 처음부터 사용하지 않는 기능까지 포함된 무거운 시스템을 도입할 필요가 없고, 실제 회사에서 필요한 업무를 중심으로 시스템을 확장할 수 있습니다.

 

결국 중요한 것은 엑셀을 사용하느냐 ERP를 사용하느냐의 문제가 아닙니다.

 

현재 회사의 업무 프로세스를 얼마나 정확하게 이해하고, 그 업무를 보다 편리하고 안정적으로 처리할 수 있는 시스템으로 만드는가가 더 중요합니다.

 

 

 

 

[IT 컨설턴트 생각]

 

업무관리시스템 및 ERP프로그램은 딱 정해져 있는 것이 아니기 때문에 회사마다 필요한 시스템과 구축방법은 달라집니다.

 

실제로 컨설팅을 진행하다 보면 ERP 전체를 새롭게 도입하는 것보다 현재 엑셀로 관리하고 있는 업무 중 반복적이거나 오류가 자주 발생하는 부분을 먼저 찾아내고, 필요한 업무지원 기능부터 시스템화하는 것이 더 효율적인 경우도 많습니다.

 

특히 이미 오랜 기간 엑셀을 통해 회사에 맞는 업무 프로세스를 만들어오셨다면, 그 엑셀 자체가 회사의 업무 방식과 노하우가 담긴 중요한 자료가 될 수 있습니다.

 

따라서 기존 엑셀을 단순히 버리고 새로운 ERP에 맞추기보다는 현재 엑셀 파일과 업무 프로세스를 먼저 분석하여 어떤 부분을 유지하고 어떤 부분을 시스템화할 것인지 판단하는 것이 좋습니다.

 

기업에서 시스템을 도입할 때는 단순히 기능이 많은 제품을 선택하는 것보다 다음과 같은 부분을 함께 검토해보시는 것이 좋습니다.

 

- 현재 회사에서 실제로 필요한 시스템은 무엇인가?

- 기존 업무 프로세스를 시스템에 반영할 수 있는가?

- 담당자가 변경되어도 업무를 이어서 진행할 수 있는가?

- 회사의 업무 방식이 변경되었을 때 시스템도 대응할 수 있는가?

- 향후 사업이나 업무가 확장되었을 때 시스템을 추가로 확장할 수 있는가?

 

현재 회사에서 필요로 하는 시스템이 명확하지 않은 상황이라면 개발부터 시작하기보다는, IT전문 컨설턴트를 통해 현재 엑셀 구조와 업무 프로세스를 먼저 분석해보시는 것을 추천드립니다.

 

그 결과에 따라 엑셀 자동화로 해결할 수 있는 영역인지, 기존 ERP를 활용하는 것이 적합한지, 아니면 회사의 업무 프로세스에 맞춘 업무지원시스템을 구축하는 것이 적합한지를 판단할 수 있습니다.

 

기업 경쟁력 향상을 위해서는 시스템에 회사의 업무를 맞추기보다 회사의 업무를 이해하고 그에 맞는 시스템을 설계하는 것이 중요하다고 생각합니다.