학원 관리 시스템 직접 만들어도 될까?

[질문]

안녕하세요. 학원 운영하고 있는 원장입니다.

저는 개발이나 컴퓨터 쪽은 잘 모르는 편인데, 학원에서 사용하는 프로그램이 오래되기도 했고 제가 원하는 기능도 잘 없어서 이번에 직접 프로그램을 만들어봤습니다.

AI한테 물어보면서 하나씩 만들어봤는데 생각보다 잘 만들어져서 처음에는 그냥 계속 사용해도 괜찮겠다고 생각했습니다.

선생님들 출퇴근 시간 확인하고 수업한 시간에 따라 급여를 계산하는 기능, 학생과 학부모님 연락처 관리, 상담 내용이나 수납 내역을 확인하는 기능 등을 넣었습니다.

처음 한두 달 정도는 별문제 없이 사용했는데 최근에 조금씩 문제가 생기기 시작했습니다.

선생님 출퇴근 시간이나 급여를 계산하는 부분이 제가 생각한 것과 다르게 나오는 경우가 있었고, 나중에 확인해보니 급여가 잘못 계산될 수도 있겠다는 생각이 들었습니다.

또 학생 한 명이 퇴원했는데 프로그램에서는 계속 다니는 학생으로 되어 있어서 학부모님께 수업 안내가 잘못 나간 적도 있습니다.

무엇보다 걱정되는 건 개인정보입니다.

학생이나 학부모님 전화번호, 주소 같은 정보가 많이 들어가 있는데 제가 직접 만든 프로그램이라 이게 안전한 건지 잘 모르겠습니다. 혹시 다른 사람이 볼 수 있는 건 아닌지, 외부에 정보가 노출될 가능성은 없는지도 걱정됩니다.

처음에는 학원에서 쓰려고 간단하게 만들어본 건데 실제로 사용하다 보니 급여나 개인정보까지 들어가 있어서 그냥 계속 사용해도 되는 건지 불안합니다.

이런 식으로 개발을 잘 모르는 사람이 AI 도움을 받아 직접 만든 프로그램을 실제 업무에 사용해도 괜찮을까요?

지금 만든 프로그램을 전문가에게 한번 확인받고 문제가 있는 부분만 고쳐서 계속 사용할 수 있는 건지도 궁금합니다.

아니면 이런 경우에는 처음부터 다시 만드는 게 나은지도 모르겠습니다.

이런 부분 잘 아시는 분들 말씀 부탁드립니다

[답변] 

안녕하세요. IT전문 컨설턴트 입니다.

질문자님께서는 현재 학원 운영에 필요한 근태관리, 급여 계산, 학생 및 학부모 관리, 상담 및 수납관리 등을 바이브코딩으로 직접 구축하여 사용하고 계신 것으로 보입니다. 처음에는 편리하게 사용하셨지만, 실제 운영 과정에서 급여 계산 오류와 학생 정보 오류, 문자 오발송 등이 발생하면서 시스템을 계속 사용해도 될지 고민하고 계신 상황으로 보입니다.

많은 분들이 바이브코딩을 통해 필요한 기능을 빠르게 만들어 사용할 수 있지만, 실제 업무에 사용하는 시스템은 단순히 기능이 작동하는 것만으로 충분하지 않습니다. 업무 기준에 맞게 정확하게 계산되는지, 데이터가 올바르게 연결되는지, 개인정보가 안전하게 관리되는지까지 함께 확인해야 합니다.

시스템은 운영하는 사람(회사)에 맞추어서 제작해야 한다고 생각합니다. 같은 학원이라고 하더라도 강사의 근무 형태나 급여 계산 기준, 학생 관리 방식, 상담 및 수납 방식이 다를 수 있기 때문에 실제 업무 프로세스를 먼저 분석하고 그에 맞게 시스템을 구성하는 것이 중요합니다.

이번 사례에서는 특히 다음과 같은 부분을 점검할 필요가 있습니다.

첫째, 근태 및 급여 계산 기준입니다.

출퇴근 기록을 단순히 계산하는 것이 아니라 지각, 조퇴, 결근, 주휴 및 연장근무 등 실제 학원에서 적용하는 기준이 정확하게 반영되어 있는지 확인해야 합니다.

둘째, 학생 및 학부모 데이터 관리입니다.

학생의 재원·퇴원 상태가 상담이나 수납, 문자 발송 등에 어떻게 연결되는지 확인해야 합니다. 한 부분의 데이터가 변경되었을 때 다른 업무에도 정상적으로 반영되는 구조인지 점검할 필요가 있습니다.

셋째, 개인정보 보호 및 데이터 백업입니다.

학생과 학부모의 개인정보를 관리하고 있는 만큼 누가 어떤 정보에 접근할 수 있는지, 외부에서 접근 가능한 구조는 아닌지 확인해야 합니다. 또한 문제가 발생했을 때 기존 데이터를 복구할 수 있도록 데이터가 안전하게 백업되고 있는지도 함께 확인할 필요가 있습니다.

업무지원시스템이란 단순히 업무를 자동화하는 것이 아니라, 실제 업무 프로세스를 분석하여 반복적인 업무를 줄이고 데이터 오류나 누락 가능성을 낮추며 사람이 보다 효율적으로 업무를 진행할 수 있도록 지원하는 시스템이라고 생각합니다.

특히 현재처럼 급여 계산 오류와 데이터 관리 문제, 개인정보에 대한 불확실성까지 발생한 상황이라면 기존 시스템을 계속 수정해서 사용하는 것보다는 전체 구조와 업무 프로세스를 다시 검토하여 새롭게 구축하는 방향을 권해드립니다. 현재 시스템에서 발생한 문제를 단순히 기능 수정으로 해결하기보다는, 실제 학원의 업무 방식에 맞춰 처음부터 다시 설계하는 것이 장기적으로 안정적인 운영에 도움이 될 수 있습니다.

[IT 컨설턴트 생각]

책상 앞에서의 분석과 기획만으로 현장에서 사용할 시스템을 만들 수는 없습니다. 시스템을 사용할 사람들의 실제 업무 프로세스를 분석하고, 그 과정에서 발생하는 다양한 상황까지 고려하여 업무를 효율적으로 지원할 수 있도록 설계하는 것이 중요합니다. 업무와 시스템의 프로세스가 자연스럽게 연결된다면 별도의 복잡한 교육이나 업무상의 혼선도 줄일 수 있습니다.

기존 업무 프로세스를 버리고 시스템에 맞춰 업무를 변경하는 것이 아니라, 기존 업무 프로세스를 이해하고 그에 맞는 시스템을 구성하는 것이 필요합니다. 사람이 만들고 사람이 운영하는, 실제 사용자를 중심으로 한 시스템이 되어야 한다고 생각합니다.

전문적인 컨설턴트의 도움을 통해 현재 업무 프로세스와 기존 시스템의 문제점을 먼저 점검하고, 필요한 부분을 다시 설계하는 방식으로 시행착오를 최소화하는 것을 추천드립니다.