업무관리 시스템 도입 방법?

[질문]

안녕하세요.

업무관리시스템 관련해서 질문 남깁니다.

회사 업무를 진행하다보면 뭔가 전체적으로 체계적이지 못한 느낌이 들어서요..

특히 결재나 프로젝트 진행과정에서 그런 느낌을 많이 받고 있습니다.

사업 초반에 시스템이나 프로세스를 잘 잡아놓는 것이 좋을 것 같아서

하루 빨리 업무관리시스템을 도입하려고 합니다.

그래서 일단 전자결재랑 프로젝트 관리는 꼭 있었음 합니다.

그 이외의 기능은 아직 생각해 놓은 부분이 없긴한데

일단 위 2가지 기능이 포함되어 있으면 다 괜찮을 것 같습니다.

인원은 20명 내외이며 가격은 합리적인 곳으로 추천 부탁드립니다 ^^

[답변]

안녕하세요. IT전문 컨설턴트입니다.

질문자님께서는 현재 회사 업무 진행 중 체계적이지 못한 느낌으로 인하여 업무관리시스템을 찾고 계신 것 같습니다.

많은 기업들이 다양한 시스템을 도입하여 업무를 처리하고 있지만, 신생 기업이 아니라면 대부분 회사마다 고유한 업무 프로세스를 가지고 있습니다. 이러한 업무 프로세스는 일부 업종을 제외하면 표준화하기 어렵기 때문에, 시중의 상용 솔루션을 도입할 경우 오히려 회사의 업무를 시스템에 맞춰 변경해야 하는 상황이 발생하는 경우가 많습니다.

이미 하나의 시스템이 필요한 상황이라면 곧 다른 영역에서 시스템의 필요성이 나올것이고, 해당 시스템간의 연동이나 통합화를 고민해 본다면 단순한 특정 시스템 도입이 정답은 아닙니다. 단순히 결재를 상신하고, 결재를 진행하고 하는 부분은 업무프로세스상 책임에 대한 영역일뿐이지만, 결재 이후 발생될수 있는 업무들이 있거나, 결재시에 참조해야 하는 업무들이 연결되어 있다면 업무지원시스템의 구축이 필요합니다.

시스템을 통해서 효율적인 업무를 준비중이든, 위험율을 감소시키든, 반복적인 작업을 줄여주든.. 그 기준은 사람이어야 합니다. 사람중심의 시스템구축이 필요한 시점입니다. 구성원들을 프로세스 별로 분류하고, 해당 업무 분석을 통해서 효율적인 방안을 제시해 줄수 있다면 그렇게 만들어진 시스템은 별도의 교육이 없더라도 기업현장에서 바로 접목이 가능한 좋은 시스템일것입니다. 회사마다 인력구성이 다르고, 기업문화가 다른데 왜 시스템은 동일하다고 생각하시나요?.

시스템중에 현업에서 많이 사용되는 ERP를 중심으로 생각해보겠습니다.

미국의 가트너라는 회사에서 정의를 내린 ERP라는 상품만이 기업의 업무를 통합해주는 정보시스템이 아닙니다. 용어는 용어일뿐 실제로 거의 대부분의 회사에서는 패키지 ERP에서 제공해주는 기능은 활용하지 못하는 경우가 대부분입니다. 대기업에서 10년전 개발한 후에 변형해서 사용하는 그런 개발소스를 가지고, 현재 기업에 접목시킨다면 거의 대부분 실패할수 밖에 없습니다. 인력, 시설, 장비 모든것을 갖추고 시행착오를 반복하면서 그들만의 시스템을 만들어온것을 그들의 입장에서는 좋은 시스템이지만, 거의 대부분의 회사는 인력과 시설, 장비를 갖추고 있지 않습니다. 아무리 좋은 시스템이라 하더라도 구성원들이 활용하여 데이터를 체울수가 없다면 정상적인 운영은 불가능합니다.

특히 회사에 IT관련 전문 인력이 없는 상황이라면 시스템 개발회사의 전문 개발자와 대화를 통해서 회사에 맞는 시스템을 도입한다는 것은 불가능에 가깝습니다. 담당 개발자가 생산 및 업무프로세스에 대한 직간접적인 경험이 있거나, 정확한 요구사항에 대한 문서화가 되어있지 않은 상황이라면 개발자가 생각한 대로의 결과물만이 나올수 밖에 없는 현실입니다. 이런 이유에서 현재 필요한 부분에 있어서 전문 IT컨설턴트의 컨설팅과 맞춤제작을 통한 효율적인 시스템 도입이 필요할 것으로 생각이 됩니다.

[IT 컨설턴트 생각]

IT 컨설팅을 통하여 회사업무프로세스를 분석하고, 해당 업무상에서 필요한 시스템에 대한 범위와 종류 및 개발방법에 대해서 조언이 가능합니다. 또한, 회사에서 필요로한 시스템의 요구사항에 대한 분석을 통하여 정확한 맞춤개발이 가능하도록 지원을 해드릴수가 있습니다.

시스템 도입의 가장 큰 목적은 효율적인 운영을 통한 경쟁력 향상이라 판단이 됩니다. 가장 우선적인 것은 시스템을 사용하고자하는 환경과 반복적이고 위험한 작업을 효율적이고 안정적으로 처리하도록 만드는데 시스템을 어떻게 기여하게 할까 하는 요인이겠죠. 웹사이트, 운영하시려는 비즈니스를 도울 수 있는 관리시스템 도입을 통한 효율성만 높이더라도 엄청난 업무효율을 가져올 수가 있습니다. 결국 질문자님의 비즈니스, 업무프로세스에 맞는 맞춤제작 방식으로 도입되어야합니다.