엑셀관리 이제그만

[질문]
엑셀 쓰다가 갈아타려는데, 재고관리프로그램 저렴한 걸로 추천해주세요!


[답변]
안녕하세요. IT전문 컨설턴트입니다.  

현재 질문자님은 비즈니스가 확장되고 관리품목이 증가됨에 따라 기존 재고관리기법의 한계를 느끼고 계신 상황인 것으로 보입니다. 엑셀 및 수기관리의 방법을 사용하고 계신 상황이기 때문에E 이번 기회에 귀사에 맞는 시스템 도입을 추천드립니다.

회사의 규모가 크지 않다면, 기존 시장에 나와있는 솔루션들을 도입하는 방안도 있지만, IT컨설턴트의 입장에서는 추천드리지 않는 방식입니다.  

업체별로 판매하는 품목이 각자 다르고, 상품의 구성 또한 다를 것입니다. 물류 및 판매하는 패턴이 일치하지도 않고, 재고관리를 위해서 사용하는 편의기능이나, 엑셀등의 보조 구조, 운영인력의  IT친화도 등의 다양한 이유에서 컨설턴트의 도움은 필수적입니다. 

시골에 있는 작은 도서관이 있다고 가정해 보았을 때, 이 도서관에서는 도서(재고)를 어떤식으로 관리하는 것이 정답일까요? 정답은 없을 것입니다. 책이 몇 권 없다면 종이에다 몇줄 선을 그은 다음에 리스트를 구성하는 것도 좋은 방법이 될수 있습니다. 여기에 도서를 대출하거나 반납하는 사람을 알아야만 도서분실에 대한 위험이 줄어든다 판단을 하게 되면, 도서별로 대출과 반납을 관리하는 카드를 사용할 것입니다. 마을 주민들의 참여가 활발하게되고, 도서의 양이 증가하게 되면, 더 좋은 방법의 기능이 필요하게 됩니다.

간단하게 라도 엑셀과 같은 스프레트시트 형식으로 도서의 리스트관리 및 대출/반납에 대한 처리를 하는것이 좋겠죠.. 만약 도서 대출과 반납을 하는 사람들이 많아지게 되어서 여러명의 사서가 관리를 하는 구조가 된다면 엑셀로는 어렵게 되며, 그 때는 엑세스 등의 DB를 활용하에 구축하게 됩니다.

이렇게 조금씩 보완하다가 책의 숫자가 많아지면 많아질수록 전문적인 DBMS를 활용하여 속도를 개선하거나 사용자의 편의기능을 보완한다는 등의 작업이 진행될 것입니다.

이렇게 기능을 확장하다보면 국립중앙도서관에서 활용할 정도의 규모 시스템이 구성되게 됩니다.

기업에서 시스템이 차지하는 비중은 시간이 지나면 지날수록 높아지고 있습니다. 현재의 상황처럼 엑셀을 기반으로 데이터를 운영하고 있다면 위험한 상황으로 생각이 됩니다.


특히 많은 양의 데이터나 다양한 양식의 데이터를 Excel파일로 관리하는데는 문제점이 많습니다.

Excel파일을 켰을때 정상적으로 로딩되는 시간이 늦어지는것은 물론, 저장상 파일구조의 문제로 인해서 파일깨짐 현상이 나타나는 경우도 많습니다. 그 Excel이 업무상 중요한 역활을 하는 파일이라면 치명적인 문제가 예상이됩니다. 각 Excel데이터가 연동을 해서 업무상 필요한 데이터를 가공해야 한다면 필요없는 작업시간이 소요될 가능성이 높습니다.

이런 이유에서 엑셀과 같은 스프레드시트 기법이 아니라 SQL, 엑세스 등과 같은 DB기법을 사용할 것을 추천드립니다. 문제는 아무리 좋은 프로그램과 기술이 있다고 하더라도 사용하는 사람이 불편함을 느낀다면 필요가 없다는 점입니다. DBMS시스템을 도입하고, DB화를 시킨다고 하더라도 DB는 DB일뿐, 업무상으로 필요로하는 조건별 데이터를 추린다거나, 통계를 낸다거나 하는 부분은 해결이 되지 않습니다.

Excel파일이 만약 문제가 발생해서 사용할수 없게 된다면 회사입장에서는 치명적인 영향을 줄수도 있을듯 합니다. 더군다나 50M이상의 Excel파일이 열리기를 기다리는 경험을 해본 사람만이 알수 있습니다.

특히 매달 신규로 은 데이터가 축적이 된다면, 중복된 데이터를 추출하는 시간 또한 만만치 않을듯 합니다. 그때는 파일관리를 위한 시간 낭비가 더 커지겠죠.


시스템이 필요한 이유는 업무의 효율성을 높히고, 반복작업을 최소화하며, 위험 요인을 감소시키는 다양한 요구사항을 만족시켜야 합니다. 이런 이유에서 회사업무에 맞는 시스템이 필요하신건지. 아니면 시스템에 맞게 회사업무 프로세스 수정을 원하는 것인가 하는 질문과 그 답을 고민해 봐야할듯합니다. 업무효율을 높이기 위한 업무지원시스템 도입을 검토해보시는 것을 추천드립니다.





[IT 컨설턴트 생각]



다른 방향으로 생각해 보겠습니다.

사람은 누구나 실수를 합니다. 반복적인 작업을 하기도 하고, 위험한 일을 모르고 넘어가는 일도 많습니다.

이때 시스템의 도움이 있다면, 해결될수 있는 방법은 많습니다.

1명의 인건비가 월200만원이라고 가정해 보았을때, 그 인력의 생산성이 시스템의 도움으로 인해서 급증하거나 위험요소가 줄어들거나 더 효율적인 작업이 전개될수 있다면, 그 가치는 충분히 회수될수 있습니다.

어설프게 무료시스템을 도입했는데. 재고관리를 공부하고, 활용하는데 어려우며, 시간또한 많이 소요되는 방식으로 수개월만 운영한다고 했을때, 차라리 비용을 어느정도 들이더라도 쉽고 편리하게 운영할수 있는 시스템이라면 그 가치는 충분할것입니다. 시간이 지나면 지날수록 시스템의 가치는 더하겠지만, 이를 인력으로 때우기 위해서는 더 많은 위험요인이 예상됩니다. 인건비 이외에도 인력이 사용하는 재경비 등을 고려해 보았을때, 수천만원이 들더라도 1명의 인력이 절감되거나 시스템으로 인한 관리효율 증가효과가 배가된다면 시스템의 구축이 훨씬 긍정적입니다. IT전문 컨설턴트의 도움을 통해서 효율적인 시스템을 구축해보십시오.