[질문]
견적서를 내고 진행하면 현장에서 현장팀이 카드결제하는 광고업체입니다. 
대중적인 erp를 쓰면서 핸드폰 어플로 그 견적서도 볼수있는 단계인 상황인데 문제는 현장에서 바쁜이유로 카드결제하고 어플로 결제 체크를 놓치는 상황이 빈번해서 수금된지 안된건지 확인이 힘든 상황입니다.
먼가 요즘 기술력이면 견적서를 핸드폰이나 카드기에서 항목 클릭하고 결제진행하면 자동으로 체크되는 시스템이 있을것같아서 조언부탁드립니다. 
현장팀 직원분들 나이도 있고 품목이 고정된것도 아니고 매번 급박하게 현장일 해결하는 소액진행이다보니 미수금이 점점 늘어나는 실정인데 견적서발행후 현장에서도 확인가능하고 품목클릭하고 카드기 긁으면 자동체크되는 시스템 만들 수 있을까요?

[답변]
안녕하세요. IT전문 컨설턴트 입니다.  



시스템을 활용하는 방안을 고민해보셔야 할듯 합니다. 현재 문제가 되는 부분은 바쁜 업무환경에서 누락되는 상황으로 인해서 손실이 발생하는 상황으로 보입니다. 업종에 따라서 시스템은 다양한 전략 수립이 가능하기 때문에 현재의 상황만 가지고 개선안을 설계하기는 어려울듯 합니다. 



우선적으로 몇가지를 채크해 본다면

1. 서비스의 특징 및 프로세스

견적을 낸 이후 현장에서 결제를 받는 상황으로 보입니다. 이경우 견적과 다르게 추가적인 부품이나 서비스를 공급할수 있는 상황이라면 견적서의 금액 이외에도 추가적인 비용을 과금해야되고, 이는 현장에서 견적을 재확인하고, 추가비용을 포함하고, 완료확인 이후, 카드결제를 햐야하는 프로세스가 예상됩니다. 

문제는 범용ERP에서 지원되는 앱인듯 한데, 이 부분에서 지원되는 기능과, 현장직원용 모드의 특화 부분을 확인해야 개선에 대한 방안수립이 가능합니다. 



2. 견적 및 선결제 가능성

왜 결제를 후불로 진행해야 할까요? 만약 선불로 진행할수 있거나 아예 후불로 처리하는데 고객들이 직접결제를 할수 있도록 진행하는 방안이 있습니다. 예를들어 서비스 이후 링크결제등의 방법을 통해서 최종금액을 고객들이 직접 결제한다면 누락에 대한 위험은 줄어들수 있습니다. 만약 미수에 대한 걱정이 된다면, 선결제를 진행하거나 분할결제 방식의 운영도 가능합니다. 문제는 고객들이 접속해서 서비스를 확인하고, 이용하고, 견적 및 추가견적을 내고, 결제를 진행할수 있는 시스템을 보완할수 있느냐 하는 점입니다. 



3. 시스템을 통한 업무리스크 감소

정상적인 ERP를 사용하는 상황이라면 현재 상황은 있을수 없는 일입니다. 물론, 범용ERP의 도입이 현상황을 만들었다고 볼수도 있지만, 시스템에 대한 이해 부족 또한 문제의 포인트가 될수 있습니다.  익숙한 업무를 포기하고, 익숙하지 않는 시스템으로 얼마나 효율적인 업무적용이 가능할까요? 과연 이런 시스템이 필요한걸까요?



시스템이 필요한 이유는 업무의 효율성을 높히고, 반복작업을 최소화하며, 위험 요인을 감소시키는 다양한 요구사항을 만족시켜야 합니다. 이런 이유에서 회사업무에 맞는 시스템이 필요하신건지. 아니면 시스템에 맞게 회사업무 프로세스 수정을 원하는 것인가 하는 질문과 그 답을 고민해 봐야할듯합니다.



시스템의 합리적인 가격은 정해진 금액이 없습니다. 반드시 필요한 요인또한 정의를 내리는 것은 쉽지 않습니다. 문제는 기존에 회사에서 시스템을 운영하고, 시스템을 통해서 업무를 진행할 인력들이 얼마나 시스템을 활용하여 그 가치를 실제 업무에 반영할수 있느냐 하는 점입니다. 업무 영역에 있어서 지금 필요한 것은 단순한 제품관리 프로그램, 재고관리 프로그램이 아니라. Web기반의 기업용 업무지원시스템입니다.



시스템은 처음 나왔을때부터 복잡하지 않습니다. 사용자들의 경험과 그들의 필요성이 반영되면서 시간이 지나면서 복잡해지게 됩니다. 수십억으로도 못만들수도 있지만 수십만원에도 만들수 있는것이 시스템입니다. 단지, 시스템의 가격이 비싸면 비쌀수록 포함된 기능 및 기술들이 더 구성되기 때문에 현재 가장 필요로한 기능을 중심으로한 시스템 구축 또한 필요합니다.



예를 들어서 생각해 보겠습니다.

시골에 있는 작은 도서관이 있다고 가정해 보았을 때, 이 도서관에서는 도서(재고)를 어떤식으로 관리하는 것이 정답일까요? 정답은 없을 것입니다. 책이 몇 권 없다면 종이에다 몇줄 선을 그은 다음에 리스트를 구성하는 것도 좋은 방법이 될수 있습니다. 여기에 도서를 대출하거나 반납하는 사람을 알아야만 도서분실에 대한 위험이 줄어든다 판단을 하게 되면, 도서별로 대출과 반납을 관리하는 카드를 사용할 것입니다. 마을 주민들의 참여가 활발하게되고, 도서의 양이 증가하게 되면, 더 좋은 방법의 기능이 필요하게 됩니다.



간단하게 라도 엑셀과 같은 스프레트시트 형식으로 도서의 리스트관리 및 대출/반납에 대한 처리를 하는것이 좋겠죠.. 만약 도서 대출과 반납을 하는 사람들이 많아지게 되어서 여러명의 사서가 관리를 하는 구조가 된다면 엑셀로는 어렵게 되며, 그 때는 엑세스 등의 DB를 활용하에 구축하게 됩니다.

이렇게 조금씩 보완하다가 책의 숫자가 많아지면 많아질수록 전문적인 DBMS를 활용하여 속도를 개선하거나 사용자의 편의기능을 보완한다는 등의 작업이 진행될 것입니다.

이렇게 기능을 확장하다보면 국립중앙도서관에서 활용할 정도의 규모 시스템이 구성되게 됩니다.



문제는 나한테 맞고, 필요한 시스템이 무엇일까 하는 점입니다.

시스템의 포인트를 어디로 놓고 생각하느냐에 따라서 다양한 시스템 전략이 가능한 부분입니다.



시스템은 사람의 필요성에 의해서 사람이 하는 업무를 지원하기 위해서 만든것입니다. 시작점은 사람이 하는 업무가 발생할 수 있는 반복적이고, 위험도가 높고, 비효율적인 업무를 개선하려고 하는점에서 분석해야 하지 않을까 합니다. 사용할 사람이 시스템으로 인해서 업무가 가중되거나, 비효율적인 운영이 예상되거나, 어려운 교육을 거쳐야 하는 상황이라면 아무리 좋은 시스템이라 하더라도 도입부터 이미 실패가 예정되게 됩니다.



오히려 전직원들이 업무를 효율적으로 진행하는데 도움을 줘야 하는 시스템인 만큼 가능하다면 업무를 최적화하여 진행할 수 있는 시스템 도입이 우선입니다. 시스템 도입으로 인해서 직원들이 반복적으로 하는 사고를 줄이고, 단순한 업무를 최소화 하며, 보고서를 실시간으로 체크하여 경영상의 위험요인을 줄이는 등 다양한 활용을 할 수 있다면 그 투입된 가치는 분명이 있을 것입니다. 



특히 회사에 IT관련 전문 인력이 없는 상황이라면 시스템 개발회사의 전문 개발자와 대화를 통해서 회사에 맞는 시스템을 도입한다는 것은 불가능에 가깝습니다. 담당 개발자가 생산 및 업무프로세스에 대한 직간접적인 경험이 있거나, 정확한 요구사항에 대한 문서화가 되어있지 않은 상황이라면 개발자가 생각한 대로의 결과물만이 나올수 밖에 없는 현실입니다. 이런 이유에서 현재 필요한 부분에 있어서 전문 IT컨설턴트의 컨설팅과 맞춤제작을 통한 효율적인 시스템 도입이 필요할 것으로 생각이 됩니다. IT컨설팅을 통하여 회사업무프로세스를 분석하고, 해당 업무상에서 필요한 시스템에 대한 범위와 종류 및 개발방법에 대해서 조언이 가능합니다. 또한, 회사에서 필요로한 시스템의 요구사항에 대한 분석을 통하여 정확한 맞춤개발이 가능하도록 지원을 해드릴수가 있습니다.



이를 통해서 진행하는 개발이야말로 맞춤개발이 아닐까 합니다.





[IT 컨설턴트 생각]

시스템 도입의 가장 큰 목적은 효율적인 운영을 통한 경쟁력 향상이라 판단이 됩니다.

가장 우선적인 것은 시스템을 사용하고자하는 환경과 반복적이고 위험한 작업을 효율적이고 안정적으로 처리하도록 만드는데 시스템을 어떻게 기여하게 할까 하는 요인이겠죠.

시스템 도입을 통한 효율성만 높이더라도 엄청난 업무효율을 가져올 수가 있습니다.

일단, 전문적인 IT컨설턴트를 통해서 기업의 시스템현황을 진단해 보시고, 단계별 도입전략 및 예산계획을 수립하시는것이 나을듯 합니다. 기업에서 ERP나 SCM도입시 마다 실패를 많이 하는 이유는, 기업내에 전문가가 없고, 기업의 환경을 포용할 수 있는 시스템을 개발하기가 힘들기 때문입니다. 발주사 입장에서의 컨설팅은 합리적인 가격산정, 기업경쟁력강화, 추후 비즈니스모델과의 연계, 안정적인 개발환경구축, 기업 비즈니스 프로세스의 반영 등의 요인에서 긍정적인 요인으로 작용할 수가 있습니다. 그래서 컨설팅을 추천드립니다. 



현재까지의 요구사항 이외에도 운영중에 여러 상황상 필요로한 시스템의 기능은 늘어날 것으로 생각이 됩니다. 이때마다 지금처럼 새로운 제작을 하거나 기능을 지원하는 솔루션을 찾는다는 것은 비효율적인 전략이 될 것입니다. 회사에 맞는 시스템 그리고, 사업의 전개에 따라서 확장성을 확보할 수 있는 시스템이야 말로 기업 경쟁력 강화의 기본입니다.