[질문]

교보문고 서고관리 시스템이 궁금합니다.

교보문고에서는 책 위치를 검색하면 바로 영수증 종이에 A 칸 2열 3단 이렇게 자세히 나와있던데

이게 어떻게 가능한지 궁금합니다.

그리고 교보문고에서 책 읽다가 문득 책장의 바코드를 보았습니다.

그걸 보고 드는 생각이 바코드로 위치를 기록하는 건가?? 라는 생각이 들었습니다.

교보문고에 직접 물어보고 싶은데 어디에 누구한테 물어봐야 하는지도 모르겠고

만약 바코드로 위치가 기록되고 재고관리 시스템 (ERP)에 연동이 되는거라면 그 회사 이름도 궁금합니다.

어쩌면 저희 회사에 필요할지도 몰라서요.

아시는 분 계시면 알려주세요

[답변]

안녕하세요. IT전문 컨설턴트입니다.

먼저 질문하신 업체의 경우 범용적인 시스템에 맞춰서 사용했다기에는 기성품으로 대체하지 않았을 가능성이 매우 높습니다.

 

바코드로 위치가 기록되고 관리자모드에 연동되는 재고관리시스템을 찾으시는 듯 합니다.

위치값 또는 코드로 제품 관리를 하고 창고별, 구역별, 칸별 구분 역시 관리자에서 처리하는 방식이 좋을 거 같습니다.

예를들어 제품 제조 공장 업체에서 바코드를 활용한 재고관리 시스템을 구축하기 위해서는 아래와 같은 설계가 필요합니다.

제조하시는 제품별로 바코드를 부여하고 스캐너를 통해 인식할 수 있어야하며 이를 시스템을 통해 생성/삭제할 수 있어야합니다. 또한 공간 제약이 없이(사무실/창고/매장 등) 시스템을 사용하시기 위해서는 설치형이 아닌 웹기반의 시스템 설계가 필요합니다. 웹기반의 시스템 구축을 통해 공간의 제약 없이 웹을 통해 시스템에 접근할 수 있다면 업무환경에 맞게 효과적으로 시스템을 사용하실 수 있습니다.

제품에 부여된 바코드를 스캐너를 통해 조회하면 해당 제품의 정보, 판매현황, 재고현황, 입출고현황, 어느 창고의 어느 위치에 있는지, 제품명, 제조년월, 제조사명 같은 정보 등을 조회할 수 있어야 합니다.

바코드를 통해 단순히 재고파악만 하는 것이 아닌, 통합관리시스템의 요소로 사용하신다면 관리자가 판매 진행사항에 대한 모니터링을 하거나 목표매출에 대한 비교 및 제품별/기간별 매출에 대한 보고화된 파일을 열람하는 등의 기능을 추가하여 활용도를 높이실 수 있습니다.

시스템을 도입하는데에는 여러방법이 있습니다.

많은 솔루션 및 빌더 시스템이 있고, 각기 다른 장단점이 있습니다.

또한 시스템 및 프로그램 구축을 위한 방법은 수천가지가 넘는 개발방법론이 있습니다.

어느 방법이 더 좋고 나쁘다는 것은 상대적일 가능성이 높으며, 아무리 좋은 솔루션이나 빌더시스템이라 하더라도 진행하려는 비즈니스의 목적 및 규모와 맞지 않다면 의미가 없습니다.

흔히 시스템 구축하는 부분을 집을 짓거나 건물을 짓는것과 유사하다 이야기를 합니다.

 

건물을 지을때, 얼마면 될까요?

기준이 모호함에 따라서 많은 변수가 있을것입니다.

단층건물이나 2~3층 건물을 짓는거와 수백층 이상의 고층건물을 짓는게 다르다는것은 누구나 알수 있습니다.

시스템 구축시에도 어느정도의 수용량을 버티게 설계하는냐에 따라서 동일한 시스템이라 하더라도 수배에서 수천배 이상의 견적이 차이가 날수 밖에 없습니다. 고층 건물을 지을때, 가격이 올라가는 이유는 많습니다. 단순한 시공법으로는 고층건물을 지을수가 없으며, 무게 및 하중에 대한 정확한 설계와 다양한 경험은 필수입니다. 사용되는 자재는 물론, 사용하는 도구와 설비 등도 일반건물과 달라지며, 무엇보다 안전하게 짓게 위해서 지반공사를 더 깊고 튼튼하게 진행하게 됩니다.

온라인 비즈니스에서 흔히 하는 실수중 하나가 작게 시작해서 추후에 사업이 커지면 서버를 증설하면 되지 하는 생각입니다. 건물을 생각해봤을때, 2층건물을 4~5층으로 올리는것이야 상황에 따라 가능할수 있겠지만, 수백층으로 올릴수가 없습니다. 온라인 비즈니스 또한 초기 설계가 잘못되거나 부족하다면 큰 비즈니스를 진행할수 없습니다. 또한, 비즈니스가 잘되기 시작하는 시점에서 시스템이 받쳐주지 못한다는 판단이 선다면 사용자의 반응은 냉담해질 것이며, 그 시점이면 이미 비지니스의 그래프는 멈춰 있을것입니다. 치열한 온라인 기반의 경쟁에서 많은 요인들이 있지만, 안정적인 시스템과 빠른 시장대응은 핵심중 핵심입니다.

 

 

시스템은 처음 나왔을때부터 복잡하지 않습니다.

사용자들의 경험과 그들의 필요성이 반영되면서 시간이 지나면서 복잡해지게 됩니다. 수십억으로도 못만들수도 있지만 수십만원에도 만들수 있는것이 시스템입니다. 단지, 시스템의 가격이 비싸면 비쌀수록 포함된 기능 및 기술들이 더 구성되기 때문에 현재 가장 필요로한 기능을 중심으로한 시스템 구축 또한 필요합니다.

예를 들어서 생각해 보겠습니다.

시골에 있는 작은 도서관이 있다고 가정해 보았을 때, 이 도서관에서는 도서(재고)를 어떤식으로 관리하는 것이 정답일까요? 정답은 없을 것입니다. 책이 몇 권 없다면 종이에다 몇줄 선을 그은 다음에 리스트를 구성하는 것도 좋은 방법이 될수 있습니다. 여기에 도서를 대출하거나 반납하는 사람을 알아야만 도서분실에 대한 위험이 줄어든다 판단을 하게 되면, 도서별로 대출과 반납을 관리하는 카드를 사용할 것입니다. 마을 주민들의 참여가 활발하게되고, 도서의 양이 증가하게 되면, 더 좋은 방법의 기능이 필요하게 됩니다.

간단하게 라도 엑셀과 같은 스프레트시트 형식으로 도서의 리스트관리 및 대출/반납에 대한 처리를 하는것이 좋겠죠.. 만약 도서 대출과 반납을 하는 사람들이 많아지게 되어서 여러명의 사서가 관리를 하는 구조가 된다면 엑셀로는 어렵게 되며, 그 때는 엑세스 등의 DB를 활용하에 구축하게 됩니다.

이렇게 조금씩 보완하다가 책의 숫자가 많아지면 많아질수록 전문적인 DBMS를 활용하여 속도를 개선하거나 사용자의 편의기능을 보완한다는 등의 작업이 진행될 것입니다. 이렇게 기능을 확장하다보면 국립중앙도서관에서 활용할 정도의 규모 시스템이 구성되게 됩니다.

문제는 나한테 맞고, 필요한 시스템이 무엇일까 하는 점입니다.

시스템의 포인트를 어디로 놓고 생각하느냐에 따라서 다양한 시스템 전략이 가능한 부분입니다.

시스템은 사람의 필요성에 의해서 사람이 하는 업무를 지원하기 위해서 만든것입니다. 시작점은 사람이 하는 업무가 발생할 수 있는 반복적이고, 위험도가 높고, 비효율적인 업무를 개선하려고 하는점에서 분석해야 하지 않을까 합니다. 사용할 사람이 시스템으로 인해서 업무가 가중되거나, 비효율적인 운영이 예상되거나, 어려운 교육을 거쳐야 하는 상황이라면 아무리 좋은 시스템이라 하더라도 도입부터 이미 실패가 예정되게 됩니다.

오히려 전직원들이 업무를 효율적으로 진행하는데 도움을 줘야 하는 시스템인 만큼 가능하다면 업무를 최적화하여 진행할 수 있는 시스템 도입이 우선입니다. 시스템 도입으로 인해서 직원들이 반복적으로 하는 사고를 줄이고, 단순한 업무를 최소화 하며, 보고서를 실시간으로 체크하여 경영상의 위험요인을 줄이는 등 다양한 활용을 할 수 있다면 그 투입된 가치는 분명이 있을 것입니다.

특히 바코드를 활용한 재고관리의 경우 시스템의 변수가 많고, 범위가 다양한 편이라 몇십만원에서부터 수십억원까지도 제작비용의 산정이 가능합니다. 회사에 IT관련 전문 인력이 없는 상황이라면 시스템 개발회사의 전문 개발자와 대화를 통해서 회사에 맞는 시스템을 도입한다는 것은 불가능에 가깝습니다. 담당 개발자가 생산 및 업무프로세스에 대한 직간접적인 경험이 있거나, 정확한 요구사항에 대한 문서화가 되어있지 않은 상황이라면 개발자가 생각한 대로의 결과물만이 나올수 밖에 없는 현실입니다. 이런 이유에서 현재 필요한 부분에 있어서 전문 IT컨설턴트의 컨설팅과 맞춤제작을 통한 효율적인 시스템 도입이 필요할 것으로 생각이 됩니다.

[IT 컨설턴트 생각]

사람은 누구나 실수를 합니다. 반복적인 작업을 하기도 하고, 위험한 일을 모르고 넘어가는 일도 많습니다.

이때 시스템의 도움이 있다면, 해결될수 있는 방법은 많습니다.

1명의 인건비가 월200만원이라고 가정해 보았을때, 그 인력의 생산성이 시스템의 도움으로 인해서 급증하거나 위험요소가 줄어들거나 더 효율적인 작업이 전개될수 있다면, 그 가치는 충분히 회수될 수 있습니다.

어설프게 무료시스템을 도입했는데. 재고관리를 공부하고, 활용하는데 어려우며, 시간또한 많이 소요되는 방식으로 수개월만 운영한다고 했을때, 차라리 비용을 어느정도 들이더라도 쉽고 편리하게 운영할 수 있는 시스템이라면 그 가치는 충분할것입니다. 시간이 지나면 지날수록 시스템의 가치는 더하겠지만, 이를 인력으로 때우기 위해서는 더 많은 위험요인이 예상됩니다. 인건비 이외에도 인력이 사용하는 재경비 등을 고려해 보았을때, 수천만원이 들더라도 1명의 인력이 절감되거나 시스템으로 인한 관리효율 증가효과가 배가된다면 시스템의 구축이 훨씬 긍정적입니다.

시스템 도입의 가장 큰 목적은 효율적인 운영을 통한 경쟁력 향상이라 판단이 됩니다. 가장 우선적인 것은 시스템을 사용하고자하는 환경과 반복적이고 위험한 작업을 효율적이고 안정적으로 처리하도록 만드는데 시스템을 어떻게 기여하게 할까 하는 요인이겠죠. 시스템 도입을 통한 효율성만 높이더라도 엄청난 업무효율을 가져올 수가 있습니다. IT전문 컨설턴트의 도움을 통해서 효율적인 시스템을 구축해보십시오